AL : Comment Ajouter ou Modifier une Lettre de Confirmation Word

Le Crochet Utilisez ce flux de travail pour créer un modèle de confirmation Microsoft Word hautement personnalisable à envoyer aux clients à partir d'un service ou d'un ticket.

 

Avant de commencer...

• Nécessite un accès Utilisateur Admin Hôtel ou Admin.
• Doit avoir l'option Peut Gérer les Modèles de Messages de Chat activée dans votre profil utilisateur.
• Les lettres de confirmation Word sont plus personnalisables que les modèles Web, vous permettant de modifier les espacements, les polices, et d'ajouter des bordures ou des en-têtes/pieds de page personnalisés.
• Pour modifier le contenu réel de la lettre, vous devez télécharger le document Word, le modifier localement, l'enregistrer, puis le rattacher au modèle dans ALICE.
• Les balises de modèle sont créées à l'aide de champs de fusion dans Word. Si un champ utilisé dans le modèle change, vous devez modifier manuellement le modèle Word.

Les Étapes : Ajouter un Champ de Fusion dans Word

1. Ouvrez un document Microsoft Word.
2. Sélectionnez l'endroit où vous souhaitez insérer un champ de fusion.
3. Dans l'onglet Insertion, sélectionnez Éléments rapides dans la section Texte.
4. Sélectionnez Champ dans la liste déroulante Éléments rapides.
5. Sous Catégories, sélectionnez (Tous).
6. Sous Noms de champ, sélectionnez MergeField.
7. Saisissez le nom du champ de fusion sous Nom du champ.
8. Sélectionnez OK.

Par exemple, «From» tirera la valeur «From» dans ce ticket spécifique. Pour modifier le champ de fusion, vous ne pouvez pas le mettre à jour comme un autre mot dans le document. Vous devez faire un clic droit sur le champ de fusion, sélectionner Modifier le champ, modifier le Nom du champ, puis sélectionner OK.

Téléchargez ce document

(s’ouvre dans un nouvel onglet)

 pour consulter une liste des balises et un exemple de modèle Word.

Les Étapes : Ajouter un Modèle de Message

1. Allez dans Admin > Messagerie > Modèles de Message
2. Cliquez sur Ajouter un Modèle de Message
3. Remplissez le Nom du Modèle de Message.

Sélectionnez la portée du Modèle de Message dans la liste déroulante.

• Hôtel : Le modèle sera toujours visible et sera utilisé pour une lettre très générique.
• Service : Le modèle ne sera visible que pour ce service et contiendra un texte relatif à ce service. Si cette option est choisie, une liste déroulante supplémentaire apparaîtra où vous devrez sélectionner le service.

4. Pour le Type de Modèles de Message, choisissez « lettre de confirmation ».
5. Pour le format du modèle, choisissez Word.
6. Saisissez l'objet de l'email dans le champ Objet du Modèle d'Email.
7. Sélectionnez Télécharger un fichier et téléchargez votre Modèle du Corps du Message.
8. Le Modèle du Corps du Message doit contenir ce que vous souhaitez que le client voie dans la Lettre de Confirmation. Remplissez le champ Modèle du Corps du Message avec le message que vous souhaitez que le client voie dans la Lettre de Confirmation.
9. Sélectionnez Enregistrer.

Les Étapes : Modifier un Modèle de Message

1. Sélectionnez Modèles de Message dans le menu Admin d'ALICE.
2. Sélectionnez un Modèle de Message pour le mettre en surbrillance.
3. Sélectionnez « Modifier le Modèle de Message ».

4. Mettez à jour les détails du Modèle de Message selon les besoins.
5. Sélectionnez « Enregistrer » pour mettre à jour le modèle.