L'Accroche Utilisez ce flux de travail pour ajouter autant de membres du personnel que nécessaire afin d'assurer une collaboration fluide, ainsi que pour modifier et dépanner les comptes utilisateurs individuellement ou en masse.
Avant de commencer...
- Nécessite un accès de type Administrateur Hôtel ou Administrateur Utilisateur Hôtel.
- Assurez-vous d'avoir configuré votre Politique de Mot de Passe et créé vos Rôles (modèles de permissions) avant d'ajouter de nouveaux utilisateurs.
- Les noms d'utilisateur doivent être strictement uniques sur toute la plateforme. Si un nom d'utilisateur est déjà pris ailleurs, vous recevrez un message d'erreur.
- Bien qu'un e-mail soit optionnel, il est fortement recommandé pour les utilisateurs Admin. Les utilisateurs disposant d'un e-mail peuvent utiliser le lien Mot de Passe Oublié pour réinitialiser eux-mêmes leur mot de passe ; ceux sans e-mail nécessitent qu'un Admin définisse manuellement un mot de passe temporaire dans leur profil.
Les Étapes : Ajouter un Nouvel Utilisateur (Individuel)
- Accédez à ALICE Admin en sélectionnant l'icône du profil utilisateur dans le coin supérieur droit. Puis sélectionnez Admin.
- Sélectionnez Gérer les Utilisateurs dans le menu ALICE Admin.
- Sélectionnez Ajouter un Utilisateur.
- Sélectionnez l'Hôtel - Si vous êtes Admin de plusieurs propriétés, sélectionnez la propriété de base de l'utilisateur. La propriété de base est la propriété principale à laquelle l'utilisateur se connectera pour accéder au système.
- Nom d'utilisateur - Créez un nom d'utilisateur unique pour l'utilisateur.
- Nom complet - Entrez le nom complet de l'utilisateur. Ce sera le nom affiché de l'utilisateur dans ALICE.
- E-mail - Entrez l'adresse e-mail de l'utilisateur (optionnel).
- Photo - Sélectionnez Choisir un fichier pour ajouter une photo utilisateur au profil (optionnel).
- Mot de passe - Entrez un mot de passe temporaire pour l'utilisateur. L'utilisateur devra changer son mot de passe lors de sa première connexion au système.
- Confirmer le mot de passe - Confirmez le mot de passe temporaire.
- Poste - Entrez le titre/poste de l'utilisateur.
-
Type d'utilisateur - Sélectionnez un type d'utilisateur dans le menu déroulant. Les utilisateurs doivent avoir sélectionné Employé, Administrateur Utilisateur Hôtel ou Administrateur Hôtel.
- Employé : Accès à l'interface frontale d'ALICE. Accès restreint à ALICE Admin.
- Administrateur_Utilisateur_Hôtel : Accès uniquement aux sections associées aux utilisateurs dans ALICE Admin. Peut accéder à Gérer les Utilisateurs, gérer les Rôles et modifier les politiques de mot de passe de la propriété.
- Administrateur_Hôtel : Accès complet au menu ALICE Admin.
- Groupes d'hôtels où cet utilisateur est Employé - Donnez à cet utilisateur un accès de type Employé à d'autres propriétés en ajoutant le nom du compte ALICE de la propriété dans ce champ.
- Groupes d'hôtels où cet utilisateur est Admin - Donnez à cet utilisateur un accès de type Administrateur Hôtel à d'autres propriétés en ajoutant le nom du compte ALICE de la propriété dans ce champ.
- Rôle - Appliquez des modèles de rôle existants à cet utilisateur.
- Installations muettes - Dans certains cas, les utilisateurs peuvent avoir besoin d'accéder à la visualisation des tickets dans une installation mais ne pas recevoir de notifications. Sélectionnez toute installation pour empêcher les notifications inutiles.
- Langue - Sélectionnez la langue préférée pour cet utilisateur.
- Actif - Activez pour le personnel actuel. Désactivez (décochez) pour les utilisateurs ne travaillant plus dans votre établissement afin d'empêcher tout accès futur.
- Compte verrouillé - Si laissé décoché, l'utilisateur peut accéder à ALICE. Lorsqu'il est coché, l'utilisateur a tenté de se connecter 10 fois sans succès et doit être décoché manuellement pour retrouver l'accès.
- Vue mobile par défaut du personnel - Contrôle la vue par défaut de la liste des tickets dans l'application ALICE Staff. Coché par défaut sur Les miens ; décoché par défaut sur Tous.
- Alerte sur tickets assignés - Envoie une notification push lorsque l'utilisateur se voit attribuer un ticket.
- Alerte sur tickets non assignés dans mes installations - Envoie une notification push pour les tickets non assignés si l'utilisateur a des permissions dans cette installation.
- Définir « Assigné à » sur moi - Lors de la création de tickets, le champ "Assigné à" sera par défaut cet utilisateur.
- Crée des demandes de service via fenêtre popout - Lorsqu'activé, la sélection de + Demande Client ou + Demande Interne ouvre une nouvelle fenêtre popout du navigateur.
- Utilisez OpenTable ? - Ajoutez le nom d'utilisateur OpenTable de l'utilisateur et les demandes spéciales pour exploiter l'intégration.
- Téléphone professionnel - Ajoutez un numéro de téléphone professionnel (optionnel) qui apparaîtra sur les lettres de confirmation et itinéraires rédigés par cet utilisateur.
- Sélectionnez Enregistrer.
Les Étapes : Ajouter ou Modifier des Utilisateurs en Masse (Batch)
- Sélectionnez Ajouter/Modifier des Utilisateurs en Masse, puis sélectionnez Télécharger la Feuille Utilisateur Vide
- Ouvrez le modèle. Les colonnes obligatoires sont indiquées par un astérisque (*) sur le modèle. Consultez les instructions de colonnes définies ci-dessous.
- ID Utilisateur ALICE (Ne pas modifier) - Cette colonne doit rester vide lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs à partir d'un modèle utilisateur vierge. Lorsque des utilisateurs sélectionnés sont téléchargés sur le modèle, la colonne se remplit automatiquement avec des numéros d'ID utilisateur ALICE uniques. Pour éviter les erreurs lors du téléchargement, ne modifiez pas cette colonne.
- Nom d'utilisateur (Obligatoire) - Créez un nom d'utilisateur unique pour les nouveaux utilisateurs. Les noms d'utilisateur doivent être uniques sur la plateforme ALICE, pas seulement pour votre compte. Un message d'erreur apparaîtra si les noms d'utilisateur que vous essayez d'utiliser sont déjà pris. Si vous n'êtes pas sûr de la disponibilité d'un nom d'utilisateur, vous pouvez le tester dans ALICE en sélectionnant Ajouter un Utilisateur et en le saisissant dans le champ Nom d'utilisateur.
- Mot de passe (Obligatoire) - Entrez un mot de passe temporaire pour vos utilisateurs ici. Ils utiliseront ce mot de passe lors de leur première connexion. Une fois connectés, ils seront invités à réinitialiser leur mot de passe eux-mêmes. Si vous utilisez SSO, cette colonne reste obligatoire. Saisissez n'importe quel texte comme espace réservé.
- Nom complet (Obligatoire) - Ajoutez le prénom et le nom de l'utilisateur. Ce sera le nom affiché de l'utilisateur dans ALICE.
- Poste (Obligatoire) - Ajoutez le titre du poste de l'utilisateur. Nous recommandons d'ajouter le titre complet du poste sans abréviations ni raccourcis.
- E-mail professionnel (Optionnel) - Ajoutez l'adresse e-mail professionnelle de l'utilisateur. Bien que cette colonne ne soit pas obligatoire, nous vous encourageons à ajouter des e-mails afin que les utilisateurs puissent réinitialiser leur mot de passe, recevoir des notifications par e-mail ou disposer d'adresses e-mail directes sur les lettres de confirmation personnalisées et itinéraires.
- Téléphone professionnel (Optionnel) - Ajoutez le numéro de téléphone professionnel de l'utilisateur pour qu'il apparaisse sur les modèles personnalisés de lettres de confirmation et itinéraires.
- Poste (Optionnel) - Ajoutez le poste de travail de l'utilisateur, si applicable.
- Vue d'accueil sur mobile (Obligatoire) - TOUS les Tickets par défaut. Sélectionnez MES Tickets ou TOUS les Tickets dans le menu déroulant. Cette colonne contrôle la vue par défaut de la liste des tickets pour cet utilisateur dans l'application ALICE Staff.
- Si MES Tickets est sélectionné, la liste des tickets sera filtrée par défaut sur Les miens.
- Si TOUS les Tickets est sélectionné, la liste des tickets sera filtrée par défaut sur Tous.
- Alerte pour les tickets non assignés ? (Obligatoire) - Oui par défaut. Sélectionnez OUI ou NON dans le menu déroulant. Lorsque OUI est sélectionné, les utilisateurs de l'application ALICE Staff (mobile) recevront une notification push sur leur appareil pour les alerter d'un nouveau ticket non assigné dans leur département.
- Niveau d'utilisateur (Obligatoire) - Employé par défaut. Sélectionnez une option dans le menu déroulant.
- Utilisateur OpenTable (Optionnel)- NON par défaut. Sélectionnez OUI ou NON dans le menu déroulant. Si vos utilisateurs ont un compte OpenTable Concierge, sélectionnez OUI. Contactez le support ALICE (support@actabl.com) pour activer l'intégration complète.
- Nom d'utilisateur OpenTable (Optionnel) - Si l'utilisateur possède un compte OpenTable Concierge et que OUI a été sélectionné dans la colonne précédente, ajoutez ici le nom d'utilisateur OpenTable de l'utilisateur.
- ID SSO (Optionnel) - Si vous utilisez une intégration Single Sign-On, saisissez l'ID SSO ici.
- Langue (Optionnel) - Anglais par défaut. Si une autre langue est disponible dans le compte, sélectionnez-la dans le menu déroulant.
3. Enregistrez le fichier modèle sur votre ordinateur.
4. Dans ALICE Admin, retournez à Gérer les Utilisateurs et sélectionnez Ajouter/Modifier des Utilisateurs en Masse.
5. Sélectionnez Importer la Feuille, choisissez votre modèle enregistré, puis sélectionnez Ouvrir.
6. Lorsque l'importation est réussie, les utilisateurs apparaîtront dans la vue liste.
Les Étapes : Modifier et Gérer les Utilisateurs Existants
Modifications Individuelles
- Sélectionnez un utilisateur dans la liste des utilisateurs.
- Sélectionnez Modifier.
- Effectuez les modifications dans les champs utilisateur.
- Sélectionnez Mettre à jour pour enregistrer.
Modification en Masse des Utilisateurs
- Sélectionnez les utilisateurs dans la liste des utilisateurs.
- Sélectionnez Ajouter/Modifier des Utilisateurs en Masse.
- Sélectionnez Télécharger les Utilisateurs Sélectionnés.
- Utilisez le modèle pour effectuer des modifications en masse.
- Retournez à ALICE Admin, puis sélectionnez Ajouter/Modifier des Utilisateurs en Masse.
- Sélectionnez Importer la Feuille.
- Les modifications seront appliquées aux profils utilisateurs après succès.
Le Résultat Succès : Une fois enregistrés ou importés avec succès, les nouveaux utilisateurs ou les utilisateurs mis à jour apparaîtront immédiatement dans la liste des utilisateurs et disposeront des accès appropriés à la plateforme.
Dépannage
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Remarque : Si votre importation en masse échoue, la plateforme affichera un message d'erreur. Cliquez sur Télécharger ici dans la notification d'erreur pour voir une version annotée de votre modèle avec les erreurs mises en évidence (par exemple, "Nom d'utilisateur déjà utilisé"). Corrigez les cellules surlignées, enregistrez le fichier, puis utilisez à nouveau le bouton Importer la Feuille.
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