AL : Ajouter, Modifier, Copier ou Supprimer des Rôles

• Utilisez ce processus pour contrôler l'accès des utilisateurs à des onglets spécifiques, des installations et des actions au sein d'ALICE. En créant des rôles par département ou type de poste, vous vous assurez que les membres du personnel disposent du niveau d'accès précis nécessaire à leurs fonctions.

• Avant de commencer...

• Nécessite un accès de type utilisateur Administrateur Utilisateur Hôtel ou Administrateur Hôtel.
• Accès Refusé : Les utilisateurs sans au moins un rôle appliqué à leur profil recevront un message d'erreur « Accès Refusé » lors de la connexion.
• Rôles Multiples : Vous pouvez appliquer plusieurs modèles de rôles à un seul profil utilisateur.
• Niveaux Groupe vs. Propriété : Les rôles au niveau groupe sont conçus pour les utilisateurs qui ont besoin d'accéder à plusieurs propriétés, tandis que les rôles au niveau propriété individuelle conviennent mieux au personnel dédié à un seul site.
• Configuration Initiale : Contactez [e-mail] pour activer les paramètres d'autorisation pour les données OpenTable et Carte de Crédit avant qu'elles n'apparaissent dans votre menu de configuration des rôles

Les Étapes : Ajouter un Nouveau Rôle

1. Accédez à Rôles depuis le menu ALICE Admin.
2. Sélectionnez Ajouter un Rôle.
3. Nommer le Rôle. Utilisez une convention de nommage claire pour garder les modèles organisés.
   1. Convention recommandée : [Zone d'Opération] - [Poste] - [Nom de la Propriété/Groupe]
   2. Exemple : FOH - Concierge - Hôtel ABC
4. Configurer les Onglets : Activez ou désactivez les cases à cocher dans la section Onglets pour fournir ou restreindre l'accès aux zones principales de navigation.
5. Configurer les Tickets (Installations) : Activez ou désactivez les cases à cocher pour Ajouter, Voir, Modifier, Fermer ou Assigner pour chaque installation.
   1. Remarque : accorder l'accès Voir active automatiquement les notifications push pour cette installation, sauf si l'installation est mise en sourdine dans le profil individuel de l'utilisateur.
6. Configurer les Informations sur les Invités : Définissez les autorisations pour les Détails Invité (Ajouter, Voir, Modifier, Fusionner, Infos de Contact). Cela définit ce qu'un utilisateur peut voir et faire avec les réservations des invités.
7. Configurer les Fournisseurs/Contacts : Définissez les autorisations pour l'onglet Local.
8. Configurer la Messagerie & les Rapports : Assurez-vous que les utilisateurs qui doivent envoyer des messages en masse ont Diffusion activé, et que ceux qui ont besoin d'accéder aux données ont à la fois l'Onglet Rapports et Voir les Rapports activés.
9. Sélectionnez Enregistrer.

Les Étapes : Copier un Rôle Existant

Gagnez du temps lors de la création de rôles similaires en utilisant la fonction Copier.

1. Sélectionnez un rôle dans la liste que vous souhaitez dupliquer.
2. Sélectionnez Copier le Rôle.
3. Une bannière apparaîtra indiquant que vous travaillez sur une copie. Renommez le Rôle immédiatement pour éviter toute confusion.
4. Apportez les ajustements nécessaires aux cases d'autorisation.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Les Étapes : Modifier un Rôle

1. Sélectionnez le rôle dans la liste qui nécessite des modifications.
2. Sélectionnez Modifier le Rôle.
3. Mettez à jour les autorisations en cochant ou décochant les cases selon les besoins.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Les Étapes : Supprimer un Rôle

IMPORTANT ! Supprimer un rôle le retire automatiquement de tous les profils utilisateurs associés. Si un utilisateur n'a aucun autre rôle attribué, il sera bloqué hors d'ALICE.

1. Identifier les Utilisateurs Affectés : Allez dans Gérer les Utilisateurs et utilisez le menu déroulant Rôles pour filtrer le rôle que vous souhaitez supprimer.
2. Mettre à Jour les Utilisateurs : Sélectionnez les utilisateurs affectés et utilisez Gérer les Rôles pour leur attribuer un nouveau rôle. Assurez-vous que chaque utilisateur dispose d'au moins un rôle actif.
3. Supprimer : Une fois les utilisateurs mis à jour, retournez dans le menu Rôles, sélectionnez le rôle, puis cliquez sur Supprimer le Rôle.

Le Résultat

Succès : Une fois qu'un rôle est enregistré et appliqué à un profil utilisateur, les modifications prennent effet immédiatement. Les utilisateurs ne verront que les onglets et pourront effectuer les actions autorisées par leurs rôles attribués.

Dépannage

Erreurs d'Accès Refusé : Si un utilisateur signale un message « Accès Refusé », naviguez vers Gérer les Utilisateurs et filtrez par « Aucun Rôle Assigné » pour identifier et corriger les profils oubliés lors des mises à jour ou suppressions de rôles.