AL: Come Aggiungere e Modificare gli Utenti

Il Gancio Usa questo flusso di lavoro per aggiungere quanti membri dello staff siano necessari per garantire una collaborazione senza interruzioni, oltre a modificare e risolvere problemi degli account utente singolarmente o in blocco.

 

Prima di iniziare...

• Richiede accesso come Hotel Admin o Hotel User Admin.
• Assicurati di aver configurato la tua Politica Password e creato i Ruoli (modelli di permessi) prima di aggiungere nuovi utenti.
• I nomi utente devono essere rigorosamente unici su tutta la piattaforma. Se un nome utente è già in uso altrove, riceverai un errore.
• Sebbene l’email sia opzionale, è fortemente consigliata per gli utenti Admin. Gli utenti con un’email possono utilizzare il link Password Dimenticata per reimpostare autonomamente la password; quelli senza email necessitano che un Admin imposti manualmente una password temporanea nel loro profilo.

I Passi: Aggiungere un Nuovo Utente (Singolo)

1. Accedi a ALICE Admin selezionando l’icona del profilo utente nell’angolo in alto a destra. Poi seleziona Admin.
2. Seleziona Gestisci Utenti dal menu ALICE Admin.
3. Seleziona Aggiungi Utente.
4. Seleziona Hotel - Se sei Admin di più proprietà, seleziona la proprietà base dell’utente. La proprietà base è la proprietà principale a cui l’utente accederà effettuando il login.
5. Nome Utente - Crea un nome utente unico per l’utente.
6. Nome Completo - Inserisci il nome completo dell’utente. Questo sarà il nome visualizzato dall’utente in ALICE.
7. Email - Inserisci l’indirizzo email dell’utente (opzionale).
8. Foto - Seleziona Scegli File per aggiungere una foto utente al profilo (opzionale).
9. Password - Inserisci una password temporanea per l’utente. L’utente dovrà cambiare la password al primo accesso al sistema.
10. Conferma Password - Conferma la password temporanea.
11. Posizione - Inserisci il titolo/ruolo lavorativo dell’utente.
12. Tipo Utente - Seleziona un Tipo Utente dal menu a tendina. Gli utenti devono avere selezionato Employee, Hotel User Admin o Hotel Admin.
    1. Employee: Accesso alla parte front-end di ALICE. Accesso limitato ad ALICE Admin.
    2. Hotel_User_Admin: Accesso solo alle sezioni Utente associate di ALICE Admin. Può accedere a Gestisci Utenti, gestire Ruoli e modificare le politiche password della proprietà.
    3. Hotel_Admin: Accesso completo al menu ALICE Admin.
13. Gruppi hotel in cui questo utente è Employee - Concedi a questo utente accesso di tipo Employee ad altre proprietà aggiungendo il nome dell’account ALICE della proprietà in questo campo.
14. Gruppi hotel in cui questo utente è Admin - Concedi a questo utente accesso di tipo Hotel Admin ad altre proprietà aggiungendo il nome dell’account ALICE della proprietà in questo campo.
15. Ruolo - Applica i modelli di Ruolo esistenti a questo utente.
16. Strutture Silenziate - In alcuni casi, gli utenti potrebbero necessitare di visualizzare i ticket all’interno di una Struttura ma senza ricevere notifiche. Seleziona qualsiasi Struttura per evitare notifiche non necessarie.
17. Lingua - Seleziona la lingua preferita per questo utente.
18. Attivo - Abilita per il personale attuale. Disabilita (deseleziona) per utenti che non lavorano più nella tua proprietà per prevenire accessi futuri.
19. Account Bloccato - Se lasciato deselezionato, l’utente può accedere ad ALICE. Se selezionato, significa che l’utente ha tentato di accedere 10 volte senza successo e deve essere manualmente sbloccato per riottenere l’accesso.
20. Visualizzazione Predefinita Staff Mobile - Controlla la vista predefinita della lista ticket nell’app ALICE Staff. Se selezionato, il default è Miei; se deselezionato, il default è Tutti.
21. Avvisami sui Ticket Assegnati - Invia una notifica push quando all’utente viene assegnato un ticket.
22. Avvisami sui Ticket Non Assegnati nelle Mie Strutture - Invia una notifica push per i ticket non assegnati se l’utente ha permessi in quella struttura.
23. Imposta “Assegna a” su di me - Quando si creano ticket, il campo "Assegnato a" sarà impostato di default su questo utente.
24. Crea richieste di servizio tramite popout - Se abilitato, selezionando + Richiesta Ospite o + Richiesta Interna si apre una nuova finestra popout del browser.
25. Usi OpenTable? - Aggiungi il nome utente OpenTable dell’utente e le richieste speciali per sfruttare l’integrazione.
26. Telefono Lavoro - Aggiungi un numero di telefono associato al lavoro (opzionale) che apparirà nelle lettere di conferma e negli itinerari redatti da questo utente.
27. Seleziona Salva.
     

I Passi: Aggiungere o Modificare Utenti in Blocco (Batch)

1. Seleziona Aggiungi/Modifica Utenti in Batch, poi seleziona Scarica Foglio Utente Vuoto
   
    
2. Apri il modello. Le colonne obbligatorie sono indicate con un asterisco (*) nel modello. Consulta le istruzioni delle colonne definite di seguito.
   
    

• ID Utente ALICE (Non modificare) - Questa colonna deve essere lasciata vuota quando si aggiungono nuovi utenti da un modello utente vuoto. Quando si scaricano utenti selezionati nel modello, la colonna si popolerà automaticamente con numeri ID utente ALICE unici. Per evitare errori durante il caricamento, non modificare questa colonna. 
• Nome Utente (Obbligatorio) - Crea un nome utente unico per i nuovi utenti. I nomi utente devono essere unici per la piattaforma ALICE, non solo per il tuo account. Comparirà un messaggio di errore se i nomi utente che stai tentando di usare sono già in uso. Se non sei sicuro che un nome utente sia disponibile, puoi testarlo in ALICE selezionando Aggiungi Utente e inserendolo nel campo Nome Utente. 
• Password (Obbligatoria) - Inserisci qui una password temporanea per i tuoi utenti. La useranno al primo accesso. Una volta effettuato il login, verrà chiesto loro di reimpostare la password autonomamente. Se usi SSO, questa colonna è comunque obbligatoria. Inserisci un testo qualsiasi come segnaposto.
• Nome Completo (Obbligatorio) - Aggiungi nome e cognome dell’utente. Questo sarà il nome visualizzato in ALICE. 
• Posizione (Obbligatoria)  - Aggiungi il titolo lavorativo dell’utente. Si consiglia di inserire il titolo completo evitando abbreviazioni o forme sintetiche. 
• Email Lavoro (Opzionale) - Aggiungi l’indirizzo email aziendale dell’utente. Anche se non obbligatoria, consigliamo di aggiungere le email affinché gli utenti possano reimpostare la password, ricevere notifiche email o avere indirizzi email diretti nelle lettere di conferma personalizzate e negli itinerari.
• Telefono Lavoro (Opzionale) - Aggiungi il numero di telefono lavorativo dell’utente per farlo apparire nei modelli personalizzati di lettere di conferma e itinerari.
• Interno (Opzionale) - Aggiungi il numero interno lavorativo dell’utente, se applicabile. 
• Vista Predefinita Mobile (Obbligatoria) - TUTTI i Ticket per default. Seleziona I MIEI Ticket o TUTTI i Ticket dal menu a tendina. Questa colonna controlla la vista predefinita della lista ticket per questo utente sull’app ALICE Staff. 
• Se è selezionato I MIEI Ticket, la lista ticket sarà filtrata su Miei per default. 
• Se è selezionato TUTTI i Ticket, la lista ticket sarà filtrata su Tutti per default.
• Avviso per Ticket Non Assegnati? (Obbligatorio) - Sì per default. Seleziona SÌ o NO dal menu a tendina. Se selezionato SÌ, gli utenti dell’App ALICE Staff (mobile) riceveranno una notifica push sul dispositivo per avvisarli di un nuovo ticket non assegnato nel loro reparto.  
• Livello Utente (Obbligatorio) - Employee per default. Seleziona un’opzione dal menu a tendina. 
• Utente OpenTable (Opzionale)- NO per default. Seleziona SÌ o NO dal menu a tendina. Se i tuoi utenti hanno un account OpenTable Concierge, seleziona SÌ. Contatta il Supporto ALICE ([e-mail]) per abilitare l’integrazione completa.
• Nome Utente OpenTable (Opzionale) - Se l’utente ha un account OpenTable Concierge e nella colonna precedente è stato selezionato SÌ, aggiungi qui il nome utente OpenTable dell’utente.
• ID SSO (Opzionale) - Se usi un’integrazione Single Sign-On, inserisci qui l’ID SSO. 
• Lingua (Opzionale) - Inglese per default. Se è disponibile una lingua alternativa nell’account, selezionala dal menu a tendina.

3. Salva il foglio modello sul tuo computer.

4. In ALICE Admin, torna a Gestisci Utenti e seleziona Aggiungi/Modifica Utenti in Batch.

5. Seleziona Carica Foglio, scegli il modello salvato e seleziona Apri.

6. Quando il caricamento avrà successo, gli utenti appariranno nella vista elenco.

I Passi: Modificare e Gestire Utenti Esistenti

Modifiche Individuali

1. Seleziona un utente dalla lista utenti.
2. Seleziona Modifica.
3. Apporta modifiche ai campi utente.
4. Seleziona Aggiorna per salvare.

Modifica in Batch degli Utenti

1. Seleziona gli utenti dalla lista utenti.
2. Seleziona Aggiungi/Modifica Utenti in Batch.
3. Seleziona Scarica Utenti Selezionati.
   
4. Usa il modello per apportare modifiche in blocco.
5. Torna a ALICE Admin, poi seleziona Aggiungi/Modifica Utenti in Batch.
6. Seleziona Carica Foglio.
7. Le modifiche saranno applicate ai profili utente una volta completato con successo.

Il Risultato Successo: Una volta salvati o caricati con successo, i nuovi utenti o quelli aggiornati appariranno immediatamente nella lista utenti e avranno l’accesso appropriato alla piattaforma.

 

Risoluzione Problemi

• Nota: Se il caricamento in batch fallisce, la piattaforma mostrerà un messaggio di errore. Clicca Scarica qui nella notifica di errore per vedere una versione del modello con gli errori evidenziati (es. "Nome utente già in uso"). Correggi le celle evidenziate, salva il file e usa nuovamente il pulsante Carica Foglio.