AL: Cómo Agregar y Editar Usuarios

La Introducción Utilice este flujo de trabajo para agregar tantos miembros del personal como sea necesario para asegurar una colaboración fluida, así como para editar y solucionar problemas de cuentas de usuario individualmente o en lote.

 

Antes de comenzar...

• Se requiere acceso de tipo Administrador del Hotel o Administrador de Usuarios del Hotel.
• Asegúrese de haber configurado su Política de Contraseñas y creado sus Roles (plantillas de permisos) antes de agregar nuevos usuarios.
• Los nombres de usuario deben ser estrictamente únicos en toda la plataforma. Si un nombre de usuario ya está en uso en otro lugar, recibirá un error.
• Aunque el correo electrónico es opcional, se recomienda encarecidamente para usuarios administradores. Los usuarios con correo electrónico pueden usar el enlace Olvidé mi contraseña para restablecerla por sí mismos; aquellos sin correo electrónico requieren que un administrador establezca manualmente una contraseña temporal en su perfil.

Los Pasos: Agregar un Nuevo Usuario (Individual)

1. Acceda a ALICE Admin seleccionando el icono del perfil de usuario en la esquina superior derecha. Luego seleccione Admin.
2. Seleccione Gestionar Usuarios en el menú de ALICE Admin.
3. Seleccione Agregar Usuario.
4. Seleccionar Hotel - Si es administrador de múltiples propiedades, seleccione la propiedad base del usuario. La propiedad base es la propiedad principal a la que el usuario accederá para iniciar sesión.
5. Nombre de usuario - Cree un nombre de usuario único para el usuario.
6. Nombre completo - Ingrese el nombre completo del usuario. Este será el nombre que se mostrará en ALICE.
7. Correo electrónico - Ingrese la dirección de correo electrónico del usuario (opcional).
8. Foto - Seleccione Elegir archivo para agregar una foto de usuario al perfil (opcional).
9. Contraseña - Ingrese una contraseña temporal para el usuario. Se requerirá que el usuario cambie su contraseña en su primer inicio de sesión en el sistema.
10. Confirmar contraseña - Confirme la contraseña temporal.
11. Posición - Ingrese el título o puesto de trabajo del usuario.
12. Tipo de usuario - Seleccione un tipo de usuario del menú desplegable. Los usuarios deben tener seleccionado Empleado, Administrador de Usuarios del Hotel o Administrador del Hotel.
    1. Empleado: Acceso a la interfaz principal de ALICE. Restringe el acceso a ALICE Admin.
    2. Administrador_Usuario_Hotel: Acceso solo a las secciones asociadas a usuarios dentro de ALICE Admin. Puede acceder a Gestionar Usuarios, administrar Roles y editar políticas de contraseñas de la propiedad.
    3. Administrador_Hotel: Acceso completo al menú de ALICE Admin.
13. Grupos hoteleros en los que este usuario es Empleado - Otorga a este usuario acceso de tipo Empleado a otras propiedades agregando el nombre de cuenta ALICE de la propiedad en este campo.
14. Grupos hoteleros en los que este usuario es Administrador - Otorga a este usuario acceso de tipo Administrador del Hotel a otras propiedades agregando el nombre de cuenta ALICE de la propiedad en este campo.
15. Rol - Aplique plantillas de roles existentes a este usuario.
16. Instalaciones silenciadas - En algunos casos, los usuarios pueden necesitar acceso para ver tickets dentro de una instalación pero no necesitan recibir notificaciones. Seleccione cualquier instalación para evitar notificaciones innecesarias.
17. Idioma - Seleccione el idioma preferido para este usuario.
18. Activo - Habilite para el personal actual. Deshabilite (desmarque) para usuarios que ya no trabajan en su propiedad para evitar acceso futuro.
19. Cuenta bloqueada - Si está desmarcado, el usuario puede acceder a ALICE. Cuando está marcado, el usuario ha intentado iniciar sesión 10 veces sin éxito y debe ser desbloqueado manualmente para recuperar el acceso.
20. Vista predeterminada para personal móvil - Controla la vista predeterminada de la lista de tickets en la app ALICE Staff. Marcado por defecto Mis tickets; desmarcado por defecto Todos.
21. Alertarme en tickets asignados - Envía una notificación push cuando se le asigna un ticket al usuario.
22. Alertarme en tickets no asignados en mis instalaciones - Envía una notificación push para tickets no asignados si el usuario tiene permisos en esa instalación.
23. Establecer “Asignar a” a mí - Al crear tickets, el campo "Asignado a" se establecerá por defecto a este usuario.
24. Crea solicitudes de servicio mediante ventana emergente - Cuando está habilitado, al seleccionar + Solicitud de huésped o + Solicitud interna se abre una nueva ventana emergente del navegador.
25. ¿Usa OpenTable? - Agregue el nombre de usuario de OpenTable del usuario y solicitudes especiales para aprovechar la integración.
26. Teléfono de trabajo - Agregue un número de teléfono asociado al trabajo (opcional) para que aparezca en cartas de confirmación e itinerarios redactados por este usuario.
27. Seleccione Guardar.
     

Los Pasos: Agregar o Editar Usuarios en Lote (Batch)

1. Seleccione Agregar/Editar Usuarios en Lote, luego seleccione Descargar plantilla de usuario en blanco
   
    
2. Abra la plantilla. Las columnas requeridas están indicadas con un asterisco (*) en la plantilla. Revise las instrucciones de las columnas definidas a continuación.
   
    

• ID de usuario ALICE (No modificar) - Esta columna debe dejarse en blanco al agregar nuevos usuarios desde una plantilla en blanco. Cuando se descargan usuarios seleccionados en la plantilla, la columna se autocompleta con números únicos de ID de usuario ALICE. Para evitar errores durante la carga, no edite esta columna. 
• Nombre de usuario (Requerido) - Cree un nombre de usuario único para nuevos usuarios. Los nombres de usuario deben ser únicos en la plataforma ALICE, no solo en su cuenta. Aparecerá un mensaje de error si los nombres de usuario que intenta usar ya están en uso. Si no está seguro de si un nombre de usuario está disponible, puede probarlo en ALICE seleccionando Agregar Usuario y escribiéndolo en el campo Nombre de usuario. 
• Contraseña (Requerida) - Ingrese aquí una contraseña temporal para sus usuarios. La usarán en su primer inicio de sesión. Una vez que inicien sesión, se les pedirá que restablezcan su contraseña. Si usa SSO, esta columna sigue siendo obligatoria. Ingrese cualquier texto como marcador de posición.
• Nombre completo (Requerido) - Agregue el nombre y apellido del usuario. Este será el nombre que se mostrará en ALICE. 
• Posición (Requerida)  - Agregue el título del puesto del usuario. Recomendamos agregar el título completo y evitar abreviaturas o formas cortas. 
• Correo electrónico laboral (Opcional) - Agregue la dirección de correo electrónico corporativa del usuario. Aunque no es una columna obligatoria, recomendamos agregar correos para que los usuarios puedan restablecer su contraseña, recibir notificaciones por correo o tener direcciones de correo directas en cartas de confirmación e itinerarios personalizados.
• Teléfono laboral (Opcional) - Agregue el número de teléfono laboral del usuario para que aparezca en plantillas personalizadas de cartas de confirmación e itinerarios.
• Extensión (Opcional) - Agregue la extensión laboral del usuario, si aplica. 
• Vista inicial en móvil (Requerida) - TODOS los tickets por defecto. Seleccione Mis tickets o Todos los tickets del menú desplegable. Esta columna controla la vista predeterminada de la lista de tickets para este usuario en la app ALICE Staff. 
• Si se selecciona Mis tickets, la lista de tickets se filtrará por defecto a Mis tickets. 
• Si se selecciona Todos los tickets, la lista se filtrará por defecto a Todos.
• ¿Alerta para tickets no asignados? (Requerido) - Sí por defecto. Seleccione SÍ o NO del menú desplegable. Cuando se selecciona SÍ, los usuarios de la app ALICE Staff (móvil) recibirán una notificación push en su dispositivo para alertarles sobre un nuevo ticket no asignado dentro de su departamento.  
• Nivel de usuario (Requerido) - Empleado por defecto. Seleccione una opción del menú desplegable. 
• Usuario OpenTable (Opcional)- NO por defecto. Seleccione SÍ o NO del menú desplegable. Si sus usuarios tienen una cuenta OpenTable Concierge, seleccione SÍ. Contacte a Soporte ALICE ([e-mail]) para habilitar la integración completa.
• Nombre de usuario OpenTable (Opcional) - Si el usuario tiene una cuenta OpenTable Concierge y se seleccionó SÍ en la columna anterior, agregue aquí el nombre de usuario OpenTable del usuario.
• ID SSO (Opcional) - Si usa una integración de inicio de sesión único, ingrese el ID SSO aquí. 
• Idioma (Opcional) - Inglés por defecto. Si hay un idioma alternativo disponible en la cuenta, selecciónelo del menú desplegable.

3. Guarde la hoja de plantilla en su computadora.

4. En ALICE Admin, regrese a Gestionar Usuarios y seleccione Agregar/Editar Usuarios en Lote.

5. Seleccione Cargar hoja, elija su plantilla guardada y seleccione Abrir.

6. Cuando la carga sea exitosa, los usuarios aparecerán en la vista de lista.

Los Pasos: Editar y Gestionar Usuarios Existentes

Ediciones Individuales

1. Seleccione un usuario de la lista de usuarios.
2. Seleccione Editar.
3. Realice cambios en los campos del usuario.
4. Seleccione Actualizar para guardar.

Edición en Lote de Usuarios

1. Seleccione los usuarios de la lista de usuarios.
2. Seleccione Agregar/Editar Usuarios en Lote.
3. Seleccione Descargar usuarios seleccionados.
   
4. Use la plantilla para hacer cambios en masa.
5. Regrese a ALICE Admin, luego seleccione Agregar/Editar Usuarios en Lote.
6. Seleccione Cargar hoja.
7. Los cambios se aplicarán a los perfiles de usuario cuando se complete con éxito.

El Resultado Éxito: Una vez guardados o cargados con éxito, los usuarios nuevos o actualizados aparecerán inmediatamente en la lista de usuarios y tendrán el acceso adecuado a la plataforma.

 

Solución de Problemas

• Nota: Si su carga en lote falla, la plataforma mostrará un mensaje de error. Haga clic en Descargar aquí dentro de la notificación de error para ver una versión marcada de su plantilla con los errores resaltados (por ejemplo, "Nombre de usuario ya en uso"). Corrija las celdas resaltadas, guarde el archivo y use el botón Cargar hoja nuevamente.