AL: Как добавить и редактировать пользователей

Введение Используйте этот рабочий процесс, чтобы добавить столько сотрудников, сколько необходимо для обеспечения бесперебойного сотрудничества, а также для индивидуального или массового редактирования и устранения неполадок учетных записей пользователей.

 

Перед началом...

• Требуется доступ с типом пользователя Hotel Admin или Hotel User Admin.
• Убедитесь, что вы настроили политику паролей и создали роли (шаблоны разрешений) перед добавлением новых пользователей.
• Имена пользователей должны быть строго уникальными по всей платформе. Если имя пользователя уже используется, вы получите сообщение об ошибке.
• Хотя электронная почта является необязательной, она настоятельно рекомендуется для пользователей с правами администратора. Пользователи с электронной почтой могут использовать ссылку "Забыли пароль" для самостоятельного сброса; пользователям без электронной почты администратор должен вручную установить временный пароль в их профиле.

Шаги: Добавление нового пользователя (индивидуально)

1. Получите доступ к ALICE Admin, выбрав иконку профиля пользователя в правом верхнем углу. Затем выберите Admin.
2. Выберите Manage Users в меню ALICE Admin.
3. Выберите Add User.
4. Выбор отеля - Если вы являетесь администратором нескольких объектов, выберите базовый отель пользователя. Базовый отель — это основной объект, в который пользователь будет входить для доступа.
5. Имя пользователя - Создайте уникальное имя пользователя для пользователя.
6. Полное имя - Введите полное имя пользователя. Это будет отображаемое имя пользователя в ALICE.
7. Электронная почта - Введите адрес электронной почты пользователя (необязательно).
8. Фото - Выберите Choose File, чтобы добавить фотографию пользователя в профиль (необязательно).
9. Пароль - Введите временный пароль для пользователя. Пользователь должен будет изменить пароль при первом входе в систему.
10. Подтвердите пароль - Подтвердите временный пароль.
11. Должность - Введите должность/позицию пользователя.
12. Тип пользователя - Выберите тип пользователя из выпадающего списка. Пользователи должны иметь выбранный тип Employee, Hotel User Admin или Hotel Admin.
    1. Employee: Доступ к пользовательскому интерфейсу ALICE. Ограничен доступ к ALICE Admin.
    2. Hotel_User_Admin: Доступ только к разделам ALICE Admin, связанным с пользователями. Может управлять пользователями, ролями и политиками паролей отеля.
    3. Hotel_Admin: Полный доступ к меню ALICE Admin.
13. Группы отелей, в которых этот пользователь является сотрудником - Предоставьте этому пользователю доступ типа Employee к другим объектам, добавив название учетной записи ALICE соответствующего отеля в это поле.
14. Группы отелей, в которых этот пользователь является администратором - Предоставьте этому пользователю доступ типа Hotel Admin к другим объектам, добавив название учетной записи ALICE соответствующего отеля в это поле.
15. Роль - Примените существующие шаблоны ролей к этому пользователю.
16. Отключенные объекты - В некоторых случаях пользователям может потребоваться доступ к просмотру заявок в объекте, но без получения уведомлений. Выберите объекты, чтобы предотвратить ненужные уведомления.
17. Язык - Выберите предпочитаемый язык для этого пользователя.
18. Активен - Включите для текущих сотрудников. Отключите (снимите отметку) для пользователей, которые больше не работают на вашем объекте, чтобы предотвратить доступ.
19. Аккаунт заблокирован - Если снята отметка, пользователь может получить доступ к ALICE. При установке отметки пользователь, который 10 раз неудачно пытался войти, блокируется и должен быть разблокирован вручную.
20. Мобильный вид по умолчанию для сотрудников - Управляет видом списка заявок по умолчанию в приложении ALICE Staff. Отмечено — по умолчанию Мои; не отмечено — по умолчанию Все.
21. Оповещать меня о назначенных заявках - Отправляет push-уведомление, когда пользователю назначена заявка.
22. Оповещать меня о незанятых заявках в моих объектах - Отправляет push-уведомление о незанятых заявках, если у пользователя есть разрешения в данном объекте.
23. Установить "Назначить мне" - При создании заявок поле "Назначено" по умолчанию будет установлено на этого пользователя.
24. Создавать сервисные запросы в отдельном окне - При включении выбор + Guest Request или + Internal Request открывает новое всплывающее окно браузера.
25. Используете OpenTable? - Добавьте имя пользователя OpenTable и специальные запросы для использования интеграции.
26. Рабочий телефон - Добавьте рабочий номер телефона (необязательно), который будет отображаться в подтверждениях и маршрутах, созданных этим пользователем.
27. Выберите Сохранить.
     

Шаги: Массовое добавление или редактирование пользователей (пакетно)

1. Выберите Batch Add/Edit Users, затем выберите Download Blank User Sheet
   
    
2. Откройте шаблон. Обязательные столбцы отмечены звездочкой (*) в шаблоне. Ознакомьтесь с инструкциями по столбцам ниже.
   
    

• ALICE UserID (не изменять) - Этот столбец должен оставаться пустым при добавлении новых пользователей из пустого шаблона. При загрузке выбранных пользователей в шаблон столбец автоматически заполнится уникальными ID пользователей ALICE. Чтобы избежать ошибок при загрузке, не редактируйте этот столбец. 
• Имя пользователя (обязательно) - Создайте уникальное имя пользователя для новых пользователей. Имена должны быть уникальными для всей платформы ALICE, а не только для вашей учетной записи. Если имя уже занято, появится сообщение об ошибке. Если вы не уверены в доступности имени, можете проверить его, выбрав Add User и введя имя в поле Username. 
• Пароль (обязательно) - Введите временный пароль для пользователей. Они будут использовать этот пароль при первом входе. После входа им будет предложено самостоятельно изменить пароль. Если используется SSO, этот столбец все равно обязателен. Введите любой текст как заполнение.
• Полное имя (обязательно) - Добавьте имя и фамилию пользователя. Это будет отображаемое имя в ALICE. 
• Должность (обязательно)  - Добавьте должность пользователя. Рекомендуется вводить полное название без сокращений. 
• Рабочая электронная почта (необязательно) - Добавьте корпоративный адрес электронной почты пользователя. Хотя это не обязательно, рекомендуется добавлять почту для возможности сброса пароля, получения уведомлений и отображения адреса в подтверждениях и маршрутах.
• Рабочий телефон (необязательно) - Добавьте рабочий номер телефона для отображения в шаблонах подтверждений и маршрутов.
• Добавочный номер (необязательно) - Добавьте добавочный номер, если применимо. 
• Домашний вид на мобильном (обязательно) - По умолчанию ВСЕ заявки. Выберите МОИ заявки или ВСЕ заявки из выпадающего списка. Этот столбец управляет видом списка заявок по умолчанию в приложении ALICE Staff. 
• Если выбрано МОИ заявки, список заявок по умолчанию будет отфильтрован по Моим. 
• Если выбрано ВСЕ заявки, список заявок по умолчанию будет отфильтрован по Всем.
• Оповещать о незанятых заявках? (обязательно) - По умолчанию Да. Выберите ДА или НЕТ из выпадающего списка. При выборе ДА пользователи ALICE Staff App (мобильное) будут получать push-уведомления о новых незанятых заявках в их отделе.  
• Уровень пользователя (обязательно) - По умолчанию Employee. Выберите вариант из выпадающего списка. 
• Пользователь OpenTable (необязательно)- По умолчанию НЕТ. Выберите ДА или НЕТ из выпадающего списка. Если у ваших пользователей есть аккаунт OpenTable Concierge, выберите ДА. Свяжитесь с поддержкой ALICE ([e-mail]) для активации полной интеграции.
• Имя пользователя OpenTable (необязательно) - Если у пользователя есть аккаунт OpenTable Concierge и в предыдущем столбце выбрано ДА, добавьте здесь имя пользователя OpenTable.
• SSO ID (необязательно) - Если используется интеграция единого входа (SSO), введите здесь SSO ID. 
• Язык (необязательно) - По умолчанию английский. Если в аккаунте доступен другой язык, выберите его из выпадающего списка.

3. Сохраните шаблон на своем компьютере.

4. В ALICE Admin вернитесь в Manage Users и выберите Batch Add/Edit Users.

5. Выберите Upload Sheet, выберите сохраненный шаблон и нажмите Открыть.

6. После успешной загрузки пользователи появятся в списке.

Шаги: Редактирование и управление существующими пользователями

Индивидуальное редактирование

1. Выберите пользователя из списка.
2. Нажмите Редактировать.
3. Внесите изменения в поля пользователя.
4. Нажмите Обновить, чтобы сохранить.

Массовое редактирование пользователей

1. Выберите пользователей из списка.
2. Выберите Batch Add/Edit Users.
3. Выберите Download Selected Users.
   
4. Используйте шаблон для массового внесения изменений.
5. Вернитесь в ALICE Admin, затем выберите Batch Add/Edit Users.
6. Выберите Upload Sheet.
7. Изменения будут применены к профилям пользователей после успешной загрузки.

Результат Успех: После сохранения или успешной загрузки новые или обновленные пользователи сразу появятся в списке и получат соответствующий доступ к платформе.

 

Устранение неполадок

• Примечание: Если массовая загрузка не удалась, платформа отобразит сообщение об ошибке. Нажмите Скачать здесь в уведомлении об ошибке, чтобы увидеть версию вашего шаблона с выделенными ошибками (например, "Имя пользователя уже используется"). Исправьте выделенные ячейки, сохраните файл и снова используйте кнопку Upload Sheet.