AL: Cum să adaugi și să editezi utilizatori

Introducere Folosește acest flux de lucru pentru a adăuga câți membri ai personalului sunt necesari pentru a asigura o colaborare fără întreruperi, precum și pentru a edita și remedia conturile de utilizator individual sau în masă.

 

Înainte de a începe...

• Este necesar acces de tip Administrator Hotel sau Administrator Utilizatori Hotel.
• Asigură-te că ai configurat Politica de Parole și ai creat Rolurile (șabloane de permisiuni) înainte de a adăuga utilizatori noi.
• Numele de utilizator trebuie să fie strict unic pe întreaga platformă. Dacă un nume de utilizator este deja folosit, vei primi o eroare.
• Deși adresa de email este opțională, este foarte recomandată pentru utilizatorii Admin. Utilizatorii cu email pot folosi linkul „Am uitat parola” pentru resetare automată; cei fără email necesită ca un Admin să seteze manual o parolă temporară în profilul lor.

Pașii: Adăugarea unui utilizator nou (individual)

1. Accesează ALICE Admin selectând pictograma profilului utilizatorului din colțul din dreapta sus. Apoi selectează Admin.
2. Selectează Gestionare Utilizatori din meniul ALICE Admin.
3. Selectează Adaugă Utilizator.
4. Selectează Hotel - Dacă ești administrator pentru mai multe proprietăți, selectează proprietatea de bază a utilizatorului. Proprietatea de bază este proprietatea principală la care utilizatorul se va conecta pentru acces.
5. Nume de utilizator - Creează un nume de utilizator unic pentru utilizator.
6. Nume complet - Introdu numele complet al utilizatorului. Acesta va fi numele afișat al utilizatorului în ALICE.
7. Email - Introdu adresa de email a utilizatorului (opțional).
8. Fotografie - Selectează Alege Fișier pentru a adăuga o fotografie utilizatorului în profil (opțional).
9. Parolă - Introdu o parolă temporară pentru utilizator. Utilizatorul va fi obligat să își schimbe parola la prima autentificare în sistem.
10. Confirmă Parola - Confirmă parola temporară.
11. Poziție - Introdu titlul/postul de muncă al utilizatorului.
12. Tip Utilizator - Selectează un Tip de Utilizator din lista derulantă. Utilizatorii trebuie să aibă selectat fie Angajat, Administrator Utilizator Hotel sau Administrator Hotel.
    1. Angajat: Acces la interfața front-end a ALICE. Restricționează accesul la ALICE Admin.
    2. Administrator_Utilizator_Hotel: Acces doar la secțiunile asociate utilizatorilor din ALICE Admin. Poate accesa Gestionare Utilizatori, gestiona Roluri și edita politicile de parolă ale proprietății.
    3. Administrator_Hotel: Acces complet la meniul ALICE Admin.
13. Grupuri hotel în care acest utilizator este Angajat - Acordă acestui utilizator acces de tip Angajat la alte proprietăți adăugând numele contului ALICE al proprietății în acest câmp.
14. Grupuri hotel în care acest utilizator este Administrator - Acordă acestui utilizator acces de tip Administrator Hotel la alte proprietăți adăugând numele contului ALICE al proprietății în acest câmp.
15. Rol - Aplică șabloane de Rol existente acestui utilizator.
16. Facilități silențioase - În unele cazuri, utilizatorii pot avea nevoie să vizualizeze tichetelor dintr-o Facilități fără să primească notificări. Selectează orice Facilități pentru a preveni notificările inutile.
17. Limba - Selectează limba preferată pentru acest utilizator.
18. Activ - Activează pentru personalul curent. Dezactivează (deselectează) pentru utilizatorii care nu mai lucrează la proprietatea ta pentru a preveni accesul viitor.
19. Cont blocat - Dacă este lăsat necompletat, utilizatorul poate accesa ALICE. Dacă este bifat, utilizatorul a încercat să se autentifice de 10 ori fără succes și trebuie debifat manual pentru a recâștiga accesul.
20. Vizualizare implicită pentru personal pe mobil - Controlează vizualizarea implicită a listei de tichete în aplicația ALICE Staff. Dacă este bifat, implicit este Mine; dacă nu, implicit este Toate.
21. Alertă la tichetele atribuite - Trimite o notificare push când utilizatorului i se atribuie un tichet.
22. Alertă la tichetele neatribuite din facilitățile mele - Trimite o notificare push pentru tichetele neatribuite dacă utilizatorul are permisiuni în acea facilitate.
23. Setează „Atribuit lui” pe mine - Când se creează tichete, câmpul „Atribuit lui” va fi setat implicit pe acest utilizator.
24. Creează cereri de servicii prin fereastră popout - Când este activat, selectarea + Cerere Client sau + Cerere Internă deschide o nouă fereastră popout în browser.
25. Folosești OpenTable? - Adaugă numele de utilizator OpenTable și cererile speciale ale utilizatorului pentru a valorifica integrarea.
26. Telefon de serviciu - Adaugă un număr de telefon asociat serviciului (opțional) care să apară pe scrisorile de confirmare și itinerariile redactate de acest utilizator.
27. Selectează Salvează.
     

Pașii: Adăugarea sau editarea utilizatorilor în masă (lot)

1. Selectează Adăugare/ Editare Utilizatori în Lot, apoi selectează Descarcă Fișier Utilizatori Gol
   
    
2. Deschide șablonul. Coloanele obligatorii sunt marcate cu asterisc (*) pe șablon. Consultă instrucțiunile coloanelor definite mai jos.
   
    

• ID Utilizator ALICE (Nu modifica) - Această coloană trebuie lăsată goală când adaugi utilizatori noi dintr-un șablon gol. Când utilizatorii selectați sunt descărcați în șablon, coloana se va completa automat cu numere unice de ID Utilizator ALICE. Pentru a evita erorile la încărcare, nu edita această coloană.
• Nume de utilizator (Obligatoriu) - Creează un nume de utilizator unic pentru utilizatorii noi. Numele de utilizator trebuie să fie unic pe platforma ALICE, nu doar în contul tău. Va apărea un mesaj de eroare dacă numele de utilizator pe care încerci să-l folosești este deja luat. Dacă nu ești sigur dacă un nume de utilizator este disponibil, îl poți testa în ALICE selectând Adaugă Utilizator și introducându-l în câmpul Nume de utilizator.
• Parolă (Obligatoriu) - Introdu aici o parolă temporară pentru utilizatorii tăi. Aceștia o vor folosi la prima autentificare. După autentificare, li se va solicita să își reseteze parola. Dacă folosești SSO, această coloană este tot obligatorie. Introdu orice text ca substitut.
• Nume complet (Obligatoriu) - Adaugă prenumele și numele utilizatorului. Acesta va fi numele afișat în ALICE.
• Poziție (Obligatoriu) - Adaugă titlul postului utilizatorului. Recomandăm să adaugi titlul complet și să eviți abrevierile sau prescurtările.
• Email de serviciu (Opțional) - Adaugă adresa de email a companiei utilizatorului. Deși nu este o coloană obligatorie, recomandăm să adaugi emailuri astfel încât utilizatorii să poată reseta parola, să primească notificări prin email sau să aibă adrese de email directe listate pe scrisorile de confirmare și itinerarii personalizate.
• Telefon de serviciu (Opțional) - Adaugă numărul de telefon de serviciu al utilizatorului pentru a apărea pe șabloanele personalizate pentru scrisorile de confirmare și itinerarii.
• Extensie (Opțional) - Adaugă extensia telefonică a utilizatorului, dacă este cazul.
• Vizualizare implicită pe mobil (Obligatoriu) - TOATE tichetele implicit. Selectează Tichetele MELE sau TOATE tichetele din lista derulantă. Această coloană controlează vizualizarea implicită a listei de tichete pentru acest utilizator în aplicația ALICE Staff.
• Dacă este selectat Tichetele MELE, lista de tichete va fi filtrată implicit la Mine.
• Dacă este selectat TOATE tichetele, lista de tichete va fi filtrată implicit la Toate.
• Alertă pentru tichetele neatribuite? (Obligatoriu) - Implicit DA. Selectează DA sau NU din lista derulantă. Când este selectat DA, utilizatorii aplicației ALICE Staff (mobil) vor primi o notificare push pe dispozitiv pentru a-i alerta despre un tichet nou, neatribuit, în departamentul lor.
• Nivel utilizator (Obligatoriu) - Implicit Angajat. Selectează o opțiune din lista derulantă.
• Utilizator OpenTable (Opțional)- Implicit NU. Selectează DA sau NU din lista derulantă. Dacă utilizatorii tăi au un cont OpenTable Concierge, selectează DA. Contactează Suport ALICE ([e-mail]) pentru a activa integrarea completă.
• Nume utilizator OpenTable (Opțional) - Dacă utilizatorul are un cont OpenTable Concierge și ai selectat DA în coloana anterioară, adaugă aici numele de utilizator OpenTable.
• ID SSO (Opțional) - Dacă folosești o integrare Single Sign-On, introdu ID-ul SSO aici.
• Limba (Opțional) - Engleză implicit. Dacă o altă limbă este disponibilă în cont, selecteaz-o din lista derulantă.

3. Salvează fișierul șablon pe calculatorul tău.

4. În ALICE Admin, navighează înapoi la Gestionare Utilizatori și selectează Adăugare/ Editare Utilizatori în Lot.

5. Selectează Încarcă Fișier, alege șablonul salvat și selectează Deschide.

6. Când încărcarea este reușită, utilizatorii vor apărea în lista de vizualizare.

Pașii: Editarea și gestionarea utilizatorilor existenți

Editări individuale

1. Selectează un utilizator din lista de utilizatori.
2. Selectează Editează.
3. Fă modificările dorite în câmpurile utilizatorului.
4. Selectează Actualizează pentru a salva.

Editare în lot a utilizatorilor

1. Selectează utilizatorii din lista de utilizatori.
2. Selectează Adăugare/ Editare Utilizatori în Lot.
3. Selectează Descarcă utilizatorii selectați.
   
4. Folosește șablonul pentru a face modificări în masă.
5. Revenind în ALICE Admin, selectează din nou Adăugare/ Editare Utilizatori în Lot.
6. Selectează Încarcă Fișier.
7. Modificările vor fi aplicate profilurilor utilizatorilor la încărcarea cu succes.

Rezultatul Succes: Odată salvate sau încărcate cu succes, utilizatorii noi sau actualizați vor apărea imediat în lista utilizatorilor și vor avea accesul corespunzător la platformă.

 

Depanare

• Notă: Dacă încărcarea în lot eșuează, platforma va afișa un mesaj de eroare. Fă clic pe Descarcă aici în notificarea de eroare pentru a vedea o versiune marcată a șablonului tău cu erorile evidențiate (de exemplu, „Nume de utilizator deja folosit”). Corectează celulele evidențiate, salvează fișierul și folosește din nou butonul Încarcă Fișier.