AL: Jak dodawać i edytować użytkowników

Wprowadzenie Użyj tego przepływu pracy, aby dodać dowolną liczbę członków personelu, zapewniając płynną współpracę, a także aby indywidualnie lub zbiorczo edytować i rozwiązywać problemy z kontami użytkowników.

 

Zanim zaczniesz...

• Wymaga dostępu typu Hotel Admin lub Hotel User Admin.
• Upewnij się, że skonfigurowałeś Politykę haseł i utworzyłeś Role (szablony uprawnień) przed dodaniem nowych użytkowników.
• Nazwy użytkowników muszą być unikalne w całej platformie. Jeśli nazwa użytkownika jest już zajęta, pojawi się błąd.
• Podanie adresu e-mail jest opcjonalne, ale zdecydowanie zalecane dla użytkowników z uprawnieniami administratora. Użytkownicy z adresem e-mail mogą skorzystać z linku „Zapomniałem hasła”, aby samodzielnie zresetować hasło; użytkownicy bez e-maila wymagają, aby administrator ręcznie ustawił tymczasowe hasło w ich profilu.

Kroki: Dodawanie nowego użytkownika (indywidualnie)

1. Uzyskaj dostęp do ALICE Admin, wybierając ikonę profilu użytkownika w prawym górnym rogu. Następnie wybierz Admin.
2. W menu ALICE Admin wybierz Zarządzaj użytkownikami.
3. Wybierz Dodaj użytkownika.
4. Wybierz hotel – jeśli jesteś administratorem wielu obiektów, wybierz bazowy obiekt użytkownika. Bazowy obiekt to główny obiekt, do którego użytkownik będzie się logował.
5. Nazwa użytkownika – utwórz unikalną nazwę użytkownika.
6. Pełne imię i nazwisko – wpisz pełne imię i nazwisko użytkownika. Będzie to nazwa wyświetlana użytkownika w ALICE.
7. E-mail – wpisz adres e-mail użytkownika (opcjonalnie).
8. Zdjęcie – wybierz Wybierz plik, aby dodać zdjęcie użytkownika do profilu (opcjonalnie).
9. Hasło – wpisz tymczasowe hasło dla użytkownika. Użytkownik będzie musiał zmienić hasło przy pierwszym logowaniu do systemu.
10. Potwierdź hasło – potwierdź tymczasowe hasło.
11. Stanowisko – wpisz nazwę stanowiska pracy użytkownika.
12. Typ użytkownika – wybierz typ użytkownika z listy rozwijanej. Użytkownicy muszą mieć wybrany jeden z typów: Pracownik, Hotel User Admin lub Hotel Admin.
    1. Pracownik: dostęp do front-endu ALICE. Ogranicza dostęp do ALICE Admin.
    2. Hotel_User_Admin: dostęp tylko do sekcji związanych z użytkownikami w ALICE Admin. Może zarządzać użytkownikami, rolami i edytować polityki haseł obiektu.
    3. Hotel_Admin: pełny dostęp do menu ALICE Admin.
13. Grupy hoteli, w których użytkownik jest Pracownikiem – nadaj temu użytkownikowi dostęp typu Pracownik do innych obiektów, dodając nazwę konta ALICE danego obiektu w tym polu.
14. Grupy hoteli, w których użytkownik jest Administratorem – nadaj temu użytkownikowi dostęp typu Hotel Admin do innych obiektów, dodając nazwę konta ALICE danego obiektu w tym polu.
15. Rola – zastosuj istniejące szablony ról dla tego użytkownika.
16. Wyłączone obiekty – w niektórych przypadkach użytkownicy mogą potrzebować dostępu do przeglądania zgłoszeń w obiekcie, ale nie muszą otrzymywać powiadomień. Wybierz obiekty, dla których chcesz wyłączyć powiadomienia.
17. Język – wybierz preferowany język dla tego użytkownika.
18. Aktywny – włącz dla obecnego personelu. Wyłącz (odznacz) dla użytkowników, którzy nie pracują już w obiekcie, aby zapobiec przyszłemu dostępowi.
19. Konto zablokowane – jeśli pole jest puste, użytkownik ma dostęp do ALICE. Po zaznaczeniu konto zostaje zablokowane po 10 nieudanych próbach logowania i musi zostać ręcznie odblokowane.
20. Domyślny widok personelu na urządzeniach mobilnych – kontroluje domyślny widok listy zgłoszeń w aplikacji ALICE Staff. Zaznaczone oznacza domyślny widok Moje; niezaznaczone – Wszystkie.
21. Powiadamiaj mnie o przydzielonych zgłoszeniach – wysyła powiadomienie push, gdy użytkownik zostanie przypisany do zgłoszenia.
22. Powiadamiaj mnie o nieprzydzielonych zgłoszeniach w moich obiektach – wysyła powiadomienie push o nieprzydzielonych zgłoszeniach, jeśli użytkownik ma uprawnienia w danym obiekcie.
23. Ustaw „Przydziel do mnie” – podczas tworzenia zgłoszeń pole „Przydzielone do” domyślnie będzie ustawione na tego użytkownika.
24. Tworzy zgłoszenia serwisowe w nowym oknie – po włączeniu kliknięcie + Prośba gościa lub + Prośba wewnętrzna otwiera nowe okno przeglądarki.
25. Korzystasz z OpenTable? – dodaj nazwę użytkownika OpenTable i specjalne prośby, aby skorzystać z integracji.
26. Telefon służbowy – dodaj numer telefonu służbowego (opcjonalnie), który będzie widoczny na listach potwierdzeń i planach podróży tworzonych przez tego użytkownika.
27. Wybierz Zapisz.
     

Kroki: Dodawanie lub edytowanie użytkowników zbiorczo (wsadowo)

1. Wybierz Dodaj/Edytuj użytkowników zbiorczo, a następnie Pobierz pusty arkusz użytkownika
   
    
2. Otwórz szablon. Kolumny wymagane oznaczone są gwiazdką (*). Zapoznaj się z instrukcjami dotyczącymi kolumn poniżej.
   
    

• ID użytkownika ALICE (nie modyfikować) - ta kolumna powinna pozostać pusta podczas dodawania nowych użytkowników z pustego szablonu. Po pobraniu wybranych użytkowników kolumna zostanie automatycznie wypełniona unikalnymi numerami ID użytkowników ALICE. Aby uniknąć błędów przy przesyłaniu, nie edytuj tej kolumny. 
• Nazwa użytkownika (wymagana) - Utwórz unikalną nazwę użytkownika dla nowych użytkowników. Nazwy muszą być unikalne na platformie ALICE, nie tylko w Twoim koncie. Pojawi się komunikat o błędzie, jeśli nazwa jest już zajęta. Jeśli nie jesteś pewien dostępności nazwy, możesz to sprawdzić w ALICE, wybierając Dodaj użytkownika i wpisując nazwę w polu Nazwa użytkownika. 
• Hasło (wymagane) – wpisz tymczasowe hasło dla użytkowników. Użyją go przy pierwszym logowaniu, po którym zostaną poproszeni o samodzielną zmianę hasła. Jeśli korzystasz z SSO, ta kolumna jest nadal wymagana – wpisz dowolny tekst jako zastępstwo.
• Pełne imię i nazwisko (wymagane) – wpisz imię i nazwisko użytkownika. Będzie to nazwa wyświetlana w ALICE. 
• Stanowisko (wymagane)  – wpisz nazwę stanowiska pracy użytkownika. Zalecamy pełną nazwę stanowiska, bez skrótów. 
• E-mail służbowy (opcjonalny) – wpisz służbowy adres e-mail użytkownika. Choć nie jest to pole wymagane, zachęcamy do jego uzupełnienia, aby użytkownicy mogli resetować hasło, otrzymywać powiadomienia e-mail lub mieć bezpośrednie adresy e-mail na spersonalizowanych listach potwierdzeń i planach podróży.
• Telefon służbowy (opcjonalny) – wpisz numer telefonu służbowego, aby pojawiał się na spersonalizowanych szablonach potwierdzeń i planów podróży.
• Numer wewnętrzny (opcjonalny) – wpisz numer wewnętrzny użytkownika, jeśli dotyczy. 
• Widok domowy na urządzeniu mobilnym (wymagany) – domyślnie WSZYSTKIE zgłoszenia. Wybierz z listy MOJE zgłoszenia lub WSZYSTKIE zgłoszenia. Ta kolumna kontroluje domyślny widok listy zgłoszeń dla tego użytkownika w aplikacji ALICE Staff. 
• Jeśli wybrano MOJE zgłoszenia, lista zgłoszeń będzie domyślnie filtrowana do Moich. 
• Jeśli wybrano WSZYSTKIE zgłoszenia, lista będzie domyślnie filtrowana do Wszystkich.
• Powiadamiaj o nieprzydzielonych zgłoszeniach? (wymagane) - domyślnie TAK. Wybierz TAK lub NIE z listy. Gdy wybrano TAK, użytkownicy aplikacji ALICE Staff (mobilnej) otrzymają powiadomienie push o nowym, nieprzydzielonym zgłoszeniu w ich dziale.  
• Poziom użytkownika (wymagany) – domyślnie Pracownik. Wybierz opcję z listy. 
• Użytkownik OpenTable (opcjonalny) – domyślnie NIE. Wybierz TAK lub NIE z listy. Jeśli użytkownik posiada konto OpenTable Concierge, wybierz TAK. Skontaktuj się z pomocą techniczną ALICE ([e-mail]), aby aktywować pełną integrację.
• Nazwa użytkownika OpenTable (opcjonalna) – jeśli użytkownik ma konto OpenTable Concierge i w poprzedniej kolumnie wybrano TAK, wpisz tutaj nazwę użytkownika OpenTable.
• ID SSO (opcjonalne) – jeśli korzystasz z integracji Single Sign-On, wpisz tutaj ID SSO. 
• Język (opcjonalny) – domyślnie angielski. Jeśli w koncie dostępny jest inny język, wybierz go z listy.

3. Zapisz arkusz szablonu na swoim komputerze.

4. W ALICE Admin wróć do Zarządzaj użytkownikami i wybierz Dodaj/Edytuj użytkowników zbiorczo.

5. Wybierz Prześlij arkusz, wybierz zapisany szablon i kliknij Otwórz.

6. Po pomyślnym przesłaniu użytkownicy pojawią się na liście.

Kroki: Edytowanie i zarządzanie istniejącymi użytkownikami

Edycje indywidualne

1. Wybierz użytkownika z listy.
2. Wybierz Edytuj.
3. Wprowadź zmiany w polach użytkownika.
4. Wybierz Aktualizuj, aby zapisać.

Edycja zbiorcza użytkowników

1. Zaznacz użytkowników na liście.
2. Wybierz Dodaj/Edytuj użytkowników zbiorczo.
3. Wybierz Pobierz wybranych użytkowników.
   
4. Użyj szablonu, aby wprowadzić zmiany zbiorczo.
5. Wróć do ALICE Admin, następnie wybierz Dodaj/Edytuj użytkowników zbiorczo.
6. Wybierz Prześlij arkusz.
7. Zmiany zostaną wprowadzone do profili użytkowników po pomyślnym przesłaniu.

Efekt Sukces: Po zapisaniu lub pomyślnym przesłaniu nowi lub zaktualizowani użytkownicy natychmiast pojawią się na liście i będą mieli odpowiedni dostęp do platformy.

 

Rozwiązywanie problemów

• Uwaga: jeśli przesyłanie zbiorcze się nie powiedzie, platforma wyświetli komunikat o błędzie. Kliknij Pobierz tutaj w powiadomieniu o błędzie, aby zobaczyć wersję szablonu z zaznaczonymi błędami (np. „Nazwa użytkownika już w użyciu”). Popraw zaznaczone komórki, zapisz plik i ponownie użyj przycisku Prześlij arkusz.