AL: Πώς να Προσθέσετε και να Επεξεργαστείτε Χρήστες

Η Εισαγωγή Χρησιμοποιήστε αυτή τη ροή εργασίας για να προσθέσετε όσους υπαλλήλους χρειάζεστε για να εξασφαλίσετε αδιάλειπτη συνεργασία, καθώς και για να επεξεργαστείτε και να αντιμετωπίσετε προβλήματα λογαριασμών χρηστών ατομικά ή μαζικά.

 

Πριν ξεκινήσετε...

• Απαιτεί Διαχειριστή Ξενοδοχείου ή Διαχειριστή Χρηστών Ξενοδοχείου τύπο χρήστη.
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει την Πολιτική Κωδικού Πρόσβασης και έχετε δημιουργήσει τους Ρόλους (πρότυπα αδειών) πριν προσθέσετε νέους χρήστες.
• Τα ονόματα χρήστη πρέπει να είναι αυστηρά μοναδικά σε ολόκληρη την πλατφόρμα. Εάν ένα όνομα χρήστη χρησιμοποιείται ήδη αλλού, θα λάβετε μήνυμα σφάλματος.
• Ενώ το email είναι προαιρετικό, συνιστάται έντονα για τους διαχειριστές. Οι χρήστες με email μπορούν να χρησιμοποιήσουν τον σύνδεσμο "Ξεχάσατε τον Κωδικό;" για να επαναφέρουν τον κωδικό μόνοι τους· όσοι δεν έχουν email χρειάζονται έναν διαχειριστή να ορίσει προσωρινό κωδικό χειροκίνητα στο προφίλ τους.

Βήματα: Προσθήκη Νέου Χρήστη (Ατομικά)

1. Πρόσβαση στο ALICE Admin επιλέγοντας το εικονίδιο προφίλ χρήστη στην επάνω δεξιά γωνία. Στη συνέχεια επιλέξτε Admin.
2. Επιλέξτε Διαχείριση Χρηστών από το μενού ALICE Admin.
3. Επιλέξτε Προσθήκη Χρήστη.
4. Επιλογή Ξενοδοχείου - Εάν είστε διαχειριστής πολλών ιδιοκτησιών, επιλέξτε την κύρια ιδιοκτησία του χρήστη. Η βασική ιδιοκτησία είναι αυτή στην οποία ο χρήστης θα συνδέεται για πρόσβαση.
5. Όνομα Χρήστη - Δημιουργήστε ένα μοναδικό όνομα χρήστη για τον χρήστη.
6. Πλήρες Όνομα - Εισάγετε το πλήρες όνομα του χρήστη. Αυτό θα είναι το εμφανιζόμενο όνομα του χρήστη στο ALICE.
7. Email - Εισάγετε τη διεύθυνση email του χρήστη (προαιρετικό).
8. Φωτογραφία - Επιλέξτε Επιλογή Αρχείου για να προσθέσετε φωτογραφία χρήστη στο προφίλ (προαιρετικό).
9. Κωδικός Πρόσβασης - Εισάγετε έναν προσωρινό κωδικό πρόσβασης για τον χρήστη. Ο χρήστης θα πρέπει να αλλάξει τον κωδικό του κατά την πρώτη σύνδεση στο σύστημα.
10. Επιβεβαίωση Κωδικού Πρόσβασης - Επιβεβαιώστε τον προσωρινό κωδικό πρόσβασης.
11. Θέση - Εισάγετε τον τίτλο ή τη θέση εργασίας του χρήστη.
12. Τύπος Χρήστη - Επιλέξτε έναν τύπο χρήστη από το αναπτυσσόμενο μενού. Οι χρήστες πρέπει να έχουν επιλεγμένο είτε Υπάλληλος, είτε Διαχειριστής Χρηστών Ξενοδοχείου, είτε Διαχειριστής Ξενοδοχείου.
    1. Υπάλληλος: Πρόσβαση στο frontend του ALICE. Περιορίζει την πρόσβαση στο ALICE Admin.
    2. Διαχειριστής_Χρηστών_Ξενοδοχείου: Πρόσβαση μόνο σε τμήματα που σχετίζονται με χρήστες στο ALICE Admin. Μπορεί να διαχειρίζεται χρήστες, ρόλους και πολιτικές κωδικών πρόσβασης της ιδιοκτησίας.
    3. Διαχειριστής_Ξενοδοχείου: Πλήρης πρόσβαση στο μενού ALICE Admin.
13. Ομάδες ξενοδοχείων στις οποίες ο χρήστης είναι Υπάλληλος - Δώστε σε αυτόν τον χρήστη πρόσβαση τύπου Υπάλληλος σε άλλες ιδιοκτησίες προσθέτοντας το όνομα λογαριασμού ALICE της ιδιοκτησίας σε αυτό το πεδίο.
14. Ομάδες ξενοδοχείων στις οποίες ο χρήστης είναι Διαχειριστής - Δώστε σε αυτόν τον χρήστη πρόσβαση τύπου Διαχειριστής Ξενοδοχείου σε άλλες ιδιοκτησίες προσθέτοντας το όνομα λογαριασμού ALICE της ιδιοκτησίας σε αυτό το πεδίο.
15. Ρόλος - Εφαρμόστε υπάρχοντα πρότυπα ρόλων σε αυτόν τον χρήστη.
16. Σίγαση Εγκαταστάσεων - Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι χρήστες μπορεί να χρειάζονται πρόσβαση για να βλέπουν αιτήματα σε μια εγκατάσταση, αλλά να μην λαμβάνουν ειδοποιήσεις. Επιλέξτε οποιαδήποτε εγκατάσταση για να αποτρέψετε περιττές ειδοποιήσεις.
17. Γλώσσα - Επιλέξτε την προτιμώμενη γλώσσα για αυτόν τον χρήστη.
18. Ενεργός - Ενεργοποιήστε για τρέχον προσωπικό. Απενεργοποιήστε (αποεπιλέξτε) για χρήστες που δεν εργάζονται πλέον στην ιδιοκτησία σας για να αποτρέψετε μελλοντική πρόσβαση.
19. Λογαριασμός Κλειδωμένος - Αν δεν είναι επιλεγμένο, ο χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση στο ALICE. Όταν είναι επιλεγμένο, σημαίνει ότι ο χρήστης έχει αποτύχει 10 φορές να συνδεθεί και πρέπει να αποεπιλεγεί χειροκίνητα για να επανέλθει η πρόσβαση.
20. Προεπιλεγμένη Προβολή Προσωπικού σε Κινητό - Ελέγχει την προεπιλεγμένη προβολή λίστας αιτημάτων στην εφαρμογή ALICE Staff. Επιλεγμένο προεπιλογή στο Δικά Μου; αποεπιλεγμένο προεπιλογή στο Όλα.
21. Ειδοποίηση για Ανάθεση Αιτημάτων - Στέλνει ειδοποίηση push όταν ο χρήστης ανατίθεται σε αίτημα.
22. Ειδοποίηση για Μη Ανατεθειμένα Αιτήματα στις Εγκαταστάσεις Μου - Στέλνει ειδοποίηση push για μη ανατεθειμένα αιτήματα εάν ο χρήστης έχει δικαιώματα στην εγκατάσταση.
23. Ορισμός "Ανάθεσης σε" σε εμένα - Κατά τη δημιουργία αιτημάτων, το πεδίο "Ανάθεση σε" θα προεπιλέγεται σε αυτόν τον χρήστη.
24. Δημιουργία αιτημάτων υπηρεσίας μέσω αναδυόμενου παραθύρου - Όταν είναι ενεργοποιημένο, η επιλογή + Αίτημα Επισκέπτη ή + Εσωτερικό Αίτημα ανοίγει νέο παράθυρο περιηγητή.
25. Χρησιμοποιείτε OpenTable; - Προσθέστε το όνομα χρήστη OpenTable και ειδικά αιτήματα του χρήστη για να αξιοποιήσετε την ενσωμάτωση.
26. Τηλέφωνο Εργασίας - Προσθέστε έναν αριθμό τηλεφώνου εργασίας (προαιρετικό) για να εμφανίζεται σε επιστολές επιβεβαίωσης και δρομολόγια που συντάσσονται από αυτόν τον χρήστη.
27. Επιλέξτε Αποθήκευση.
     

Βήματα: Προσθήκη ή Επεξεργασία Χρηστών Μαζικά (Παρτίδα)

1. Επιλέξτε Μαζική Προσθήκη/Επεξεργασία Χρηστών, μετά επιλέξτε Λήψη Κενής Φόρμας Χρηστών
   
    
2. Ανοίξτε το πρότυπο. Οι απαιτούμενες στήλες σημειώνονται με αστερίσκο (*) στο πρότυπο. Εξετάστε τις οδηγίες για τις στήλες που ορίζονται παρακάτω.
   
    

• ID Χρήστη ALICE (Μην τροποποιείτε) - Αυτή η στήλη πρέπει να παραμείνει κενή όταν προσθέτετε νέους χρήστες από κενό πρότυπο. Όταν κατεβάζονται επιλεγμένοι χρήστες στο πρότυπο, η στήλη συμπληρώνεται αυτόματα με μοναδικούς αριθμούς ID χρήστη ALICE. Για να αποφύγετε σφάλματα κατά τη φόρτωση, μην επεξεργάζεστε αυτή τη στήλη. 
• Όνομα Χρήστη (Απαιτείται) - Δημιουργήστε μοναδικό όνομα χρήστη για νέους χρήστες. Τα ονόματα χρήστη πρέπει να είναι μοναδικά για την πλατφόρμα ALICE, όχι μόνο για το λογαριασμό σας. Θα εμφανιστεί μήνυμα σφάλματος αν τα ονόματα χρήστη που προσπαθείτε να χρησιμοποιήσετε είναι ήδη κατειλημμένα. Αν δεν είστε σίγουροι για τη διαθεσιμότητα ενός ονόματος χρήστη, μπορείτε να το δοκιμάσετε στο ALICE επιλέγοντας Προσθήκη Χρήστη και εισάγοντάς το στο πεδίο Όνομα Χρήστη. 
• Κωδικός Πρόσβασης (Απαιτείται) - Εισάγετε έναν προσωρινό κωδικό πρόσβασης για τους χρήστες σας εδώ. Θα τον χρησιμοποιήσουν κατά την πρώτη σύνδεση. Μετά την είσοδο, θα ζητηθεί να επαναφέρουν τον κωδικό μόνοι τους. Εάν χρησιμοποιείτε SSO, αυτή η στήλη παραμένει υποχρεωτική. Εισάγετε οποιοδήποτε κείμενο ως δείγμα.
• Πλήρες Όνομα (Απαιτείται) - Προσθέστε το όνομα και το επώνυμο του χρήστη. Αυτό θα είναι το εμφανιζόμενο όνομα στο ALICE. 
• Θέση (Απαιτείται)  - Προσθέστε τον τίτλο εργασίας του χρήστη. Συνιστούμε να προσθέσετε τον πλήρη τίτλο και να αποφύγετε συντομογραφίες ή συντομεύσεις. 
•  Email Εργασίας (Προαιρετικό) - Προσθέστε το εταιρικό email του χρήστη. Αν και δεν είναι υποχρεωτικό, προτρέπουμε να προσθέσετε emails ώστε οι χρήστες να μπορούν να επαναφέρουν τον κωδικό, να λαμβάνουν ειδοποιήσεις μέσω email ή να έχουν άμεσες διευθύνσεις email σε προσαρμοσμένες επιστολές επιβεβαίωσης και δρομολόγια.
• Τηλέφωνο Εργασίας (Προαιρετικό) - Προσθέστε τον αριθμό τηλεφώνου εργασίας του χρήστη για να εμφανίζεται σε προσαρμοσμένα πρότυπα επιστολών και δρομολογίων.
• Επέκταση (Προαιρετικό) - Προσθέστε την επέκταση τηλεφώνου εργασίας, αν υπάρχει. 
• Προβολή Αρχικής σε Κινητό (Απαιτείται) - ΟΛΑ τα Αιτήματα προεπιλογή. Επιλέξτε ΤΑ ΑΙΤΗΜΑΤΑ ΜΟΥ ή ΟΛΑ τα Αιτήματα από το αναπτυσσόμενο μενού. Αυτή η στήλη ελέγχει την προεπιλεγμένη προβολή λίστας αιτημάτων για αυτόν τον χρήστη στην εφαρμογή ALICE Staff. 
• Αν επιλεγεί ΤΑ ΑΙΤΗΜΑΤΑ ΜΟΥ, η λίστα αιτημάτων θα φιλτραριστεί προεπιλεγμένα στο Δικά Μου. 
• Αν επιλεγεί ΟΛΑ τα Αιτήματα, η λίστα θα φιλτραριστεί προεπιλεγμένα στο Όλα.
• Ειδοποίηση για Μη Ανατεθειμένα Αιτήματα; (Απαιτείται) - Ναι προεπιλογή. Επιλέξτε ΝΑΙ ή ΟΧΙ από το αναπτυσσόμενο μενού. Όταν επιλεγεί ΝΑΙ, οι χρήστες της Εφαρμογής ALICE Staff (κινητό) θα λαμβάνουν ειδοποίηση push για νέο, μη ανατεθειμένο αίτημα στο τμήμα τους.  
• Επίπεδο Χρήστη (Απαιτείται) - Υπάλληλος προεπιλογή. Επιλέξτε μια επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού. 
• Χρήστης OpenTable (Προαιρετικό)- ΟΧΙ προεπιλογή. Επιλέξτε ΝΑΙ ή ΟΧΙ από το αναπτυσσόμενο μενού. Εάν οι χρήστες σας έχουν λογαριασμό OpenTable Concierge, επιλέξτε ΝΑΙ. Επικοινωνήστε με την Υποστήριξη ALICE ([e-mail]) για να ενεργοποιήσετε την πλήρη ενσωμάτωση.
• Όνομα Χρήστη OpenTable (Προαιρετικό) - Εάν ο χρήστης έχει λογαριασμό OpenTable Concierge και επιλέχθηκε ΝΑΙ στην προηγούμενη στήλη, προσθέστε το όνομα χρήστη OpenTable εδώ.
• SSO ID (Προαιρετικό) - Εάν χρησιμοποιείτε Ενιαία Σύνδεση (Single Sign-On), εισάγετε το SSO ID εδώ. 
• Γλώσσα (Προαιρετικό) - Αγγλικά προεπιλογή. Εάν υπάρχει διαθέσιμη εναλλακτική γλώσσα στον λογαριασμό, επιλέξτε την από το αναπτυσσόμενο μενού.

3. Αποθηκεύστε το αρχείο προτύπου στον υπολογιστή σας.

4. Στο ALICE Admin, επιστρέψτε στη Διαχείριση Χρηστών και επιλέξτε Μαζική Προσθήκη/Επεξεργασία Χρηστών.

5. Επιλέξτε Φόρτωση Αρχείου, επιλέξτε το αποθηκευμένο πρότυπο και πατήστε Άνοιγμα.

6. Όταν η φόρτωση ολοκληρωθεί με επιτυχία, οι χρήστες θα εμφανιστούν στη λίστα.

Βήματα: Επεξεργασία και Διαχείριση Υφιστάμενων Χρηστών

Ατομικές Επεξεργασίες

1. Επιλέξτε έναν χρήστη από τη λίστα χρηστών.
2. Επιλέξτε Επεξεργασία.
3. Κάντε αλλαγές στα πεδία του χρήστη.
4. Επιλέξτε Ενημέρωση για αποθήκευση.

Μαζική Επεξεργασία Χρηστών

1. Επιλέξτε τους χρήστες από τη λίστα χρηστών.
2. Επιλέξτε Μαζική Προσθήκη/Επεξεργασία Χρηστών.
3. Επιλέξτε Λήψη Επιλεγμένων Χρηστών.
   
4. Χρησιμοποιήστε το πρότυπο για να κάνετε μαζικές αλλαγές.
5. Επιστρέψτε στο ALICE Admin, μετά επιλέξτε Μαζική Προσθήκη/Επεξεργασία Χρηστών.
6. Επιλέξτε Φόρτωση Αρχείου.
7. Οι αλλαγές θα ενημερωθούν στα προφίλ χρηστών όταν ολοκληρωθεί με επιτυχία.

Το Αποτέλεσμα Επιτυχία: Μόλις αποθηκευτούν ή φορτωθούν επιτυχώς, οι νέοι ή ενημερωμένοι χρήστες θα εμφανιστούν αμέσως στη λίστα χρηστών και θα έχουν την κατάλληλη πρόσβαση στην πλατφόρμα.

 

Αντιμετώπιση Προβλημάτων

• Σημείωση: Εάν η μαζική φόρτωση αποτύχει, η πλατφόρμα θα εμφανίσει μήνυμα σφάλματος. Κάντε κλικ στο Λήψη εδώ μέσα στην ειδοποίηση σφάλματος για να δείτε μια επισημασμένη έκδοση του προτύπου σας με τα σφάλματα επισημασμένα (π.χ., "Το όνομα χρήστη χρησιμοποιείται ήδη"). Διορθώστε τα επισημασμένα κελιά, αποθηκεύστε το αρχείο και χρησιμοποιήστε ξανά το κουμπί Φόρτωση Αρχείου.