Der Einstieg Verwenden Sie diesen Workflow, um so viele Mitarbeiter hinzuzufügen, wie benötigt werden, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten, sowie um Benutzerkonten einzeln oder in großen Mengen zu bearbeiten und Probleme zu beheben.
Bevor Sie beginnen...
- Erfordert Hotel-Admin oder Hotel-User-Admin Benutzerzugriff.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Passwort-Richtlinie konfiguriert und Ihre Rollen (Berechtigungsvorlagen) erstellt haben, bevor Sie neue Benutzer hinzufügen.
- Benutzernamen müssen plattformweit eindeutig sein. Wenn ein Benutzername bereits an anderer Stelle vergeben ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
- Obwohl eine E-Mail optional ist, wird sie für Admin-Benutzer dringend empfohlen. Benutzer mit E-Mail können den Link „Passwort vergessen“ nutzen, um ihr Passwort selbst zurückzusetzen; Benutzer ohne E-Mail benötigen einen Admin, der manuell ein temporäres Passwort in ihrem Profil setzt.
Die Schritte: Einen neuen Benutzer hinzufügen (Einzeln)
- Greifen Sie auf ALICE Admin zu, indem Sie das Benutzerprofil-Symbol oben rechts auswählen. Wählen Sie dann Admin.
- Wählen Sie im ALICE Admin-Menü Benutzer verwalten.
- Wählen Sie Benutzer hinzufügen.
- Hotel auswählen – Wenn Sie Admin für mehrere Objekte sind, wählen Sie das Basisobjekt des Benutzers. Das Basisobjekt ist das Hauptobjekt, bei dem sich der Benutzer anmeldet, um Zugriff zu erhalten.
- Benutzername – Erstellen Sie einen eindeutigen Benutzernamen für den Benutzer.
- Vollständiger Name – Geben Sie den vollständigen Namen des Benutzers ein. Dies wird der Anzeigename des Benutzers in ALICE sein.
- E-Mail – Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein (optional).
- Foto – Wählen Sie Datei auswählen, um ein Benutzerfoto zum Profil hinzuzufügen (optional).
- Passwort – Geben Sie ein temporäres Passwort für den Benutzer ein. Der Benutzer muss sein Passwort bei der ersten Anmeldung im System ändern.
- Passwort bestätigen – Bestätigen Sie das temporäre Passwort.
- Position – Geben Sie den Jobtitel/die Position des Benutzers ein.
-
Benutzertyp – Wählen Sie einen Benutzertyp aus dem Dropdown-Menü. Benutzer müssen entweder Mitarbeiter, Hotel-User-Admin oder Hotel-Admin sein.
- Mitarbeiter: Zugriff auf die Benutzeroberfläche von ALICE. Kein Zugriff auf ALICE Admin.
- Hotel_User_Admin: Zugriff nur auf benutzerbezogene Bereiche von ALICE Admin. Kann Benutzer verwalten, Rollen verwalten und die Passwort-Richtlinien des Objekts bearbeiten.
- Hotel_Admin: Vollzugriff auf das ALICE Admin-Menü.
- Hotelgruppen, in denen dieser Benutzer Mitarbeiter ist – Gewähren Sie diesem Benutzer Zugriff als Mitarbeiter auf weitere Objekte, indem Sie hier den ALICE-Kontonamen des Objekts hinzufügen.
- Hotelgruppen, in denen dieser Benutzer Admin ist – Gewähren Sie diesem Benutzer Hotel-Admin-Zugriff auf weitere Objekte, indem Sie hier den ALICE-Kontonamen des Objekts hinzufügen.
- Rolle – Wenden Sie vorhandene Rollenvorlagen auf diesen Benutzer an.
- Stummgeschaltete Einrichtungen – In einigen Fällen benötigen Benutzer Zugriff, um Tickets in einer Einrichtung zu sehen, müssen aber keine Benachrichtigungen erhalten. Wählen Sie Einrichtungen aus, um unnötige Benachrichtigungen zu verhindern.
- Sprache – Wählen Sie die bevorzugte Sprache für diesen Benutzer aus.
- Aktiv – Aktivieren für aktuelle Mitarbeiter. Deaktivieren (Häkchen entfernen) für Benutzer, die nicht mehr in Ihrem Objekt tätig sind, um zukünftigen Zugriff zu verhindern.
- Konto gesperrt – Wenn nicht angehakt, kann der Benutzer auf ALICE zugreifen. Wenn angehakt, hat der Benutzer 10 erfolglose Anmeldeversuche unternommen und muss manuell entsperrt werden, um wieder Zugriff zu erhalten.
- Standardansicht Mobile Mitarbeiter – Steuert die Standard-Ticketlistenansicht in der ALICE Mitarbeiter-App. Bei aktiviertem Häkchen ist die Standardansicht Meine; bei deaktiviertem Häkchen ist die Standardansicht Alle.
- Benachrichtige mich bei zugewiesenen Tickets – Sendet eine Push-Benachrichtigung, wenn dem Benutzer ein Ticket zugewiesen wird.
- Benachrichtige mich bei nicht zugewiesenen Tickets in meinen Einrichtungen – Sendet eine Push-Benachrichtigung für nicht zugewiesene Tickets, wenn der Benutzer in dieser Einrichtung Berechtigungen hat.
- „Zuweisen an“ standardmäßig auf mich setzen – Beim Erstellen von Tickets wird das Feld „Zugewiesen an“ standardmäßig auf diesen Benutzer gesetzt.
- Erstellt Serviceanfragen per Popout – Wenn aktiviert, öffnet das Auswählen von + Gästewunsch oder + Interne Anfrage ein neues Popout-Browserfenster.
- Verwenden Sie OpenTable? – Fügen Sie den OpenTable-Benutzernamen und besondere Wünsche des Benutzers hinzu, um die Integration zu nutzen.
- Arbeits-Telefon – Fügen Sie eine arbeitsbezogene Telefonnummer hinzu (optional), die auf Bestätigungsbriefen und Reiserouten erscheint, die von diesem Benutzer erstellt werden.
- Wählen Sie Speichern.
Die Schritte: Benutzer in großen Mengen hinzufügen oder bearbeiten (Batch)
- Wählen Sie Batch Benutzer hinzufügen/bearbeiten und dann Leere Benutzerliste herunterladen
- Öffnen Sie die Vorlage. Pflichtfelder sind in der Vorlage mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet. Lesen Sie die unten definierten Spaltenanweisungen.
- ALICE UserID (Nicht bearbeiten) – Diese Spalte sollte beim Hinzufügen neuer Benutzer aus einer leeren Vorlage leer bleiben. Wenn ausgewählte Benutzer heruntergeladen werden, füllt sich diese Spalte automatisch mit eindeutigen ALICE User-ID-Nummern. Um Fehler beim Hochladen zu vermeiden, bearbeiten Sie diese Spalte nicht.
- Benutzername (Pflichtfeld) – Erstellen Sie eindeutige Benutzernamen für neue Benutzer. Benutzernamen müssen auf der gesamten ALICE-Plattform eindeutig sein, nicht nur in Ihrem Konto. Wenn der Benutzername bereits vergeben ist, erscheint eine Fehlermeldung. Wenn Sie unsicher sind, ob ein Benutzername verfügbar ist, können Sie ihn in ALICE testen, indem Sie Benutzer hinzufügen auswählen und ihn im Feld Benutzername eingeben.
- Passwort (Pflichtfeld) – Geben Sie hier ein temporäres Passwort für Ihre Benutzer ein. Sie verwenden dieses Passwort bei ihrer ersten Anmeldung. Nach der Anmeldung werden sie aufgefordert, ihr Passwort selbst zurückzusetzen. Bei Verwendung von SSO ist diese Spalte trotzdem erforderlich. Geben Sie einen beliebigen Text als Platzhalter ein.
- Vollständiger Name (Pflichtfeld) – Fügen Sie den Vor- und Nachnamen des Benutzers hinzu. Dies wird der Anzeigename des Benutzers in ALICE sein.
- Position (Pflichtfeld) – Fügen Sie den Jobtitel des Benutzers hinzu. Wir empfehlen, den vollständigen Jobtitel zu verwenden und Abkürzungen oder Kurzformen zu vermeiden.
- Arbeits-E-Mail (Optional) – Fügen Sie die Firmen-E-Mail-Adresse des Benutzers hinzu. Obwohl dies kein Pflichtfeld ist, empfehlen wir, E-Mails hinzuzufügen, damit Benutzer ihr Passwort zurücksetzen, E-Mail-Benachrichtigungen erhalten oder direkte E-Mail-Adressen auf benutzerdefinierten Bestätigungsbriefen und Reiserouten angezeigt werden können.
- Arbeits-Telefon (Optional) – Fügen Sie die Arbeitstelefonnummer des Benutzers hinzu, damit sie auf angepassten Vorlagen für Bestätigungsbriefe und Reiserouten erscheint.
- Durchwahl (Optional) – Fügen Sie die Durchwahl des Benutzers hinzu, falls vorhanden.
- Startansicht auf Mobilgerät (Pflichtfeld) – Standardmäßig ALLE Tickets. Wählen Sie MEINE Tickets oder ALLE Tickets aus dem Dropdown-Menü. Diese Spalte steuert die Standard-Ticketlistenansicht für diesen Benutzer in der ALICE Mitarbeiter-App.
- Wenn MEINE Tickets ausgewählt ist, wird die Ticketliste standardmäßig auf Meine gefiltert.
- Wenn ALLE Tickets ausgewählt ist, wird die Ticketliste standardmäßig auf Alle gefiltert.
- Benachrichtigung bei nicht zugewiesenen Tickets? (Pflichtfeld) – Standardmäßig Ja. Wählen Sie JA oder NEIN aus dem Dropdown-Menü. Wenn JA ausgewählt ist, erhalten ALICE Mitarbeiter-App-Benutzer (Mobil) eine Push-Benachrichtigung auf ihr Gerät, wenn ein neues, nicht zugewiesenes Ticket in ihrer Abteilung vorliegt.
- Benutzerebene (Pflichtfeld) – Standardmäßig Mitarbeiter. Wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü.
- OpenTable Benutzer (Optional)– Standardmäßig NEIN. Wählen Sie JA oder NEIN aus dem Dropdown-Menü. Wenn Ihre Benutzer ein OpenTable Concierge-Konto haben, wählen Sie JA. Kontaktieren Sie den ALICE Support (support@actabl.com), um die vollständige Integration zu aktivieren.
- OpenTable Benutzername (Optional) – Wenn der Benutzer ein OpenTable Concierge-Konto hat und in der vorherigen Spalte JA ausgewählt wurde, fügen Sie hier den OpenTable-Benutzernamen des Benutzers hinzu.
- SSO ID (Optional) – Wenn Sie eine Single Sign-On-Integration verwenden, geben Sie hier die SSO ID ein.
- Sprache (Optional) – Englisch standardmäßig. Wenn eine alternative Sprache im Konto verfügbar ist, wählen Sie diese aus dem Dropdown-Menü.
3. Speichern Sie die Vorlagendatei auf Ihrem Computer.
4. Navigieren Sie in ALICE Admin zurück zu Benutzer verwalten und wählen Sie Batch Benutzer hinzufügen/bearbeiten.
5. Wählen Sie Vorlage hochladen, wählen Sie Ihre gespeicherte Vorlage aus und klicken Sie auf Öffnen.
6. Nach erfolgreichem Hochladen erscheinen die Benutzer in der Listenansicht.
Die Schritte: Bestehende Benutzer bearbeiten und verwalten
Einzelne Bearbeitung
- Wählen Sie einen Benutzer aus der Benutzerliste aus.
- Wählen Sie Bearbeiten.
- Nehmen Sie Änderungen an den Benutzerfeldern vor.
- Wählen Sie Aktualisieren, um zu speichern.
Batch-Bearbeitung von Benutzern
- Wählen Sie die Benutzer aus der Benutzerliste aus.
- Wählen Sie Batch Benutzer hinzufügen/bearbeiten.
- Wählen Sie Ausgewählte Benutzer herunterladen.
- Verwenden Sie die Vorlage, um Änderungen in großen Mengen vorzunehmen.
- Gehen Sie zurück zu ALICE Admin und wählen Sie Batch Benutzer hinzufügen/bearbeiten.
- Wählen Sie Vorlage hochladen.
- Änderungen werden bei Erfolg in die Benutzerprofile übernommen.
Das Ergebnis Erfolg: Nach dem Speichern oder erfolgreichem Hochladen erscheinen die neuen oder aktualisierten Benutzer sofort in der Benutzerliste und haben den entsprechenden Zugriff auf die Plattform.
Fehlerbehebung
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Hinweis: Wenn Ihr Batch-Upload fehlschlägt, zeigt die Plattform eine Fehlermeldung an. Klicken Sie hier herunterladen innerhalb der Fehlermeldung, um eine markierte Version Ihrer Vorlage mit hervorgehobenen Fehlern (z. B. „Benutzername bereits vergeben“) zu sehen. Korrigieren Sie die markierten Zellen, speichern Sie die Datei und verwenden Sie erneut die Vorlage hochladen-Schaltfläche.
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