AL: Jak přidat a upravit uživatele

Úvod Použijte tento pracovní postup k přidání libovolného počtu členů personálu pro zajištění plynulé spolupráce, stejně jako k jednotlivé nebo hromadné úpravě a řešení problémů s uživatelskými účty.

 

Než začnete...

• Vyžaduje přístup uživatele typu Hotel Admin nebo Hotel User Admin.
• Ujistěte se, že jste nakonfigurovali svou politiku hesel a vytvořili role (šablony oprávnění) před přidáním nových uživatelů.
• Uživatelská jména musí být naprosto jedinečná v celé platformě. Pokud je uživatelské jméno již použito jinde, zobrazí se chyba.
• Email je volitelný, ale silně doporučený pro administrátorské uživatele. Uživatelé s emailem mohou použít odkaz Zapomenuté heslo k samostatnému resetování; uživatelé bez emailu vyžadují, aby administrátor ručně nastavil dočasné heslo v jejich profilu.

Kroky: Přidání nového uživatele (jednotlivě)

1. Přihlaste se do ALICE Admin kliknutím na ikonu uživatelského profilu v pravém horním rohu. Poté vyberte Admin.
2. Vyberte Spravovat uživatele z menu ALICE Admin.
3. Klikněte na Přidat uživatele.
4. Vyberte hotel - Pokud jste administrátorem více nemovitostí, vyberte základní nemovitost uživatele. Základní nemovitost je hlavní nemovitost, do které se uživatel přihlašuje.
5. Uživatelské jméno - Vytvořte jedinečné uživatelské jméno pro uživatele.
6. Celé jméno - Zadejte celé jméno uživatele. Toto bude zobrazované jméno v ALICE.
7. Email - Zadejte emailovou adresu uživatele (volitelné).
8. Fotografie - Klikněte na Vybrat soubor pro přidání fotografie uživatele do profilu (volitelné).
9. Heslo - Zadejte dočasné heslo pro uživatele. Uživatel bude muset změnit heslo při prvním přihlášení do systému.
10. Potvrdit heslo - Potvrďte dočasné heslo.
11. Pozice - Zadejte pracovní pozici uživatele.
12. Typ uživatele - Vyberte typ uživatele z rozbalovací nabídky. Uživatelé musí mít vybraný typ Employee, Hotel User Admin nebo Hotel Admin.
    1. Employee: Přístup k přední části ALICE. Omezený přístup do ALICE Admin.
    2. Hotel_User_Admin: Přístup pouze k sekcím ALICE Admin souvisejícím s uživateli. Může spravovat uživatele, role a upravovat politiky hesel nemovitosti.
    3. Hotel_Admin: Plný přístup k menu ALICE Admin.
13. Hotelové skupiny, ve kterých je tento uživatel zaměstnanec - Udělte tomuto uživateli přístup typu Employee k dalším nemovitostem přidáním názvu účtu ALICE nemovitosti do tohoto pole.
14. Hotelové skupiny, ve kterých je tento uživatel administrátor - Udělte tomuto uživateli přístup typu Hotel Admin k dalším nemovitostem přidáním názvu účtu ALICE nemovitosti do tohoto pole.
15. Role - Použijte existující šablony rolí pro tohoto uživatele.
16. Ztlumená zařízení - V některých případech může uživatel potřebovat přístup k zobrazení tiketů v zařízení, ale nemusí chtít dostávat oznámení. Vyberte zařízení, pro která nechcete dostávat oznámení.
17. Jazyk - Vyberte preferovaný jazyk pro tohoto uživatele.
18. Aktivní - Povolit pro současný personál. Zakázat (odškrtnout) pro uživatele, kteří již u vás nepracují, aby se zabránilo budoucímu přístupu.
19. Účet zablokován - Pokud není zaškrtnuto, uživatel má přístup k ALICE. Když je zaškrtnuto, uživatel se 10× neúspěšně pokusil přihlásit a musí být ručně odškrtnuto pro obnovení přístupu.
20. Výchozí zobrazení pro mobilní personál - Řídí výchozí zobrazení seznamu tiketů v aplikaci ALICE Staff. Zaškrtnuto znamená výchozí Moje; nezaškrtnuto znamená výchozí Všechny.
21. Upozornit mě na přiřazené tikety - Posílá push notifikaci, když je uživatelovi přiřazen tiket.
22. Upozornit mě na nepřiřazené tikety v mých zařízeních - Posílá push notifikaci pro nepřiřazené tikety, pokud má uživatel oprávnění v daném zařízení.
23. Nastavit „Přiřazeno mně“ - Při vytváření tiketů bude pole „Přiřazeno“ ve výchozím nastavení nastaveno na tohoto uživatele.
24. Vytváří servisní požadavky v novém okně - Po zapnutí se při výběru + Žádost hosta nebo + Interní žádost otevře nové vyskakovací okno prohlížeče.
25. Používáte OpenTable? - Přidejte uživatelské jméno OpenTable a speciální požadavky uživatele pro využití integrace.
26. Pracovní telefon - Přidejte pracovní telefonní číslo (volitelné), které se bude zobrazovat na potvrzovacích dopisech a itinerářích vytvořených tímto uživatelem.
27. Klikněte na Uložit.
     

Kroky: Hromadné přidání nebo úprava uživatelů (dávkově)

1. Vyberte Hromadné přidání/úpravu uživatelů, poté klikněte na Stáhnout prázdný uživatelský list
   
    
2. Otevřete šablonu. Povinné sloupce jsou označeny hvězdičkou (*) ve šabloně. Prohlédněte si níže uvedené instrukce ke sloupcům.
   
    

• ALICE UserID (Neměnit) - Tento sloupec by měl zůstat prázdný při přidávání nových uživatelů z prázdné šablony. Při stažení vybraných uživatelů do šablony se tento sloupec automaticky vyplní jedinečnými ID uživatelů ALICE. Aby nedošlo k chybám při nahrávání, neupravujte tento sloupec. 
• Uživatelské jméno (povinné) - Vytvořte jedinečné uživatelské jméno pro nové uživatele. Uživatelská jména musí být jedinečná pro platformu ALICE, nejen pro váš účet. Pokud je uživatelské jméno již použito, zobrazí se chybová zpráva. Pokud si nejste jisti dostupností uživatelského jména, můžete jej otestovat v ALICE kliknutím na Přidat uživatele a zadáním do pole Uživatelské jméno. 
• Heslo (povinné) - Zde zadejte dočasné heslo pro své uživatele. Toto heslo použijí při prvním přihlášení. Po přihlášení budou vyzváni k vlastní změně hesla. Pokud používáte SSO, tento sloupec je stále povinný. Zadejte jakýkoliv text jako zástupný symbol.
• Celé jméno (povinné) - Přidejte jméno a příjmení uživatele. Toto bude zobrazované jméno v ALICE. 
• Pozice (povinné)  - Přidejte pracovní pozici uživatele. Doporučujeme uvést kompletní název pozice a vyhnout se zkratkám nebo zjednodušením. 
• Pracovní email (volitelný) - Přidejte firemní email uživatele. I když není povinný, doporučujeme přidat emaily, aby uživatelé mohli resetovat heslo, dostávat emailová oznámení nebo mít přímé emailové adresy uvedené na vlastních potvrzovacích dopisech a itinerářích.
• Pracovní telefon (volitelný) - Přidejte pracovní telefonní číslo uživatele, aby se zobrazovalo na přizpůsobených šablonách potvrzovacích dopisů a itinerářů.
• Interní linka (volitelná) - Přidejte interní linku uživatele, pokud je relevantní. 
• Výchozí zobrazení na mobilu (povinné) - Výchozí je Všechny tikety. Vyberte z rozbalovací nabídky Moje tikety nebo Všechny tikety. Tento sloupec řídí výchozí zobrazení seznamu tiketů pro tohoto uživatele v ALICE Staff app. 
• Pokud je vybráno Moje tikety, seznam tiketů bude ve výchozím nastavení filtrován na Moje. 
• Pokud je vybráno Všechny tikety, seznam tiketů bude ve výchozím nastavení filtrován na Všechny.
• Upozornění na nepřiřazené tikety? (povinné) - Výchozí je Ano. Vyberte Ano nebo Ne z rozbalovací nabídky. Pokud je vybráno Ano, uživatelé ALICE Staff App (mobilní) obdrží push notifikaci na svém zařízení, která je upozorní na nový nepřiřazený tiket v jejich oddělení.  
• Úroveň uživatele (povinné) - Výchozí je Employee. Vyberte možnost z rozbalovací nabídky. 
• OpenTable uživatel (volitelný)- Výchozí je Ne. Vyberte Ano nebo Ne z rozbalovací nabídky. Pokud mají vaši uživatelé účet OpenTable Concierge, vyberte Ano. Kontaktujte podporu ALICE ([e-mail]) pro plnou integraci.
• Uživatelské jméno OpenTable (volitelné) - Pokud má uživatel účet OpenTable Concierge a v předchozím sloupci bylo vybráno Ano, přidejte zde uživatelské jméno OpenTable.
• SSO ID (volitelné) - Pokud používáte integraci Single Sign-On, zadejte zde SSO ID. 
• Jazyk (volitelný) - Výchozí je angličtina. Pokud je v účtu dostupný jiný jazyk, vyberte jej z rozbalovací nabídky.

3. Uložte šablonu do počítače.

4. V ALICE Admin přejděte zpět na Spravovat uživatele a vyberte Hromadné přidání/úpravu uživatelů.

5. Klikněte na Nahrát list, vyberte uloženou šablonu a klikněte na Otevřít.

6. Po úspěšném nahrání se uživatelé zobrazí v seznamu.

Kroky: Úprava a správa stávajících uživatelů

Jednotlivé úpravy

1. Vyberte uživatele ze seznamu uživatelů.
2. Klikněte na Upravit.
3. Proveďte změny v uživatelských polích.
4. Klikněte na Aktualizovat pro uložení.

Hromadná úprava uživatelů

1. Vyberte uživatele ze seznamu uživatelů.
2. Klikněte na Hromadné přidání/úpravu uživatelů.
3. Klikněte na Stáhnout vybrané uživatele.
   
4. Použijte šablonu pro hromadné změny.
5. Vraťte se do ALICE Admin a znovu vyberte Hromadné přidání/úpravu uživatelů.
6. Klikněte na Nahrát list.
7. Změny budou po úspěšném nahrání aplikovány do uživatelských profilů.

Výsledek Úspěch: Po uložení nebo úspěšném nahrání se noví nebo upravení uživatelé okamžitě zobrazí v seznamu uživatelů a budou mít odpovídající přístup k platformě.

 

Řešení problémů

• Poznámka: Pokud vaše hromadné nahrání selže, platforma zobrazí chybovou zprávu. Klikněte na Stáhnout zde v chybovém oznámení, abyste viděli označenou verzi vaší šablony s vyznačenými chybami (např. „Uživatelské jméno již je v použití“). Opravte označené buňky, uložte soubor a použijte znovu tlačítko Nahrát list.